Der anhaltende mediale Hype um ChatGPT sowie beliebte generative Bild- und Musik-Programme auf KI-Basis sind nur ein Symptom dafür, dass unserer Gesellschaft ein tiefgreifender Wandel bevorsteht. Insbesondere mit Blick auf den Fachkräftemangel muss auch die Wirtschaft diesen Wandel mitmachen und sich Künstliche Intelligenz (KI) und automatisierte Technologien zu Nutze machen.

Das Human Experience Management (HXM) rückt dabei immer stärker in den Fokus - also jene Maßnahmen, die darauf abzielen, den Menschen ins Zentrum des Arbeitsalltags zu stellen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern. Im Mittelpunkt steht die These, dass eine positive Employee Experience nicht nur Teams, sondern ganze Unternehmen produktiver und erfolgreicher macht. Menschlicheres, mitarbeiterfreundliches Arbeiten lässt sich auch durch den richtigen Einsatz von innovativen Technologien erreichen. Betrachtet man die zunehmenden Fähigkeiten von KI und die Vorteile von Automatisierung, ist es kaum zu glauben, dass ihr Potenzial im Arbeitskontext noch so wenig genutzt wird.

Vor dem Hintergrund der (Stapel-)Krisen der vergangenen Jahre entscheiden sich Unternehmen in Deutschland aktuell eher für Sicherheit, statt große Sprünge zu wagen. Eine aktuelle Analyse von EY unter weltweit 500 Unternehmen macht diese gefühlte Wahrheit sichtbar: Während in den USA die Ausgaben für Forschung und Entwicklung 2022 um 16 Prozent gestiegen sind, waren es in Deutschland nur noch 11 Prozent. Resilienz ist dabei ein Schlüsselbegriff, mit dem sich viele Führungskräfte auseinandersetzen. Gerade in Hinblick auf die angespannten Marktverhältnisse und die befürchtete Rezession bedeutet Resilienz aber keinesfalls, alle Budgets klein zu halten, um zu sparen. Im Gegenteil: Um resilienter, also krisenbeständiger und zukunftssicherer zu werden, sollten Unternehmen in einige zentrale Bereiche investieren - allen voran in die Automatisierung von Prozessen.

Mitarbeiterzufriedenheit mit Automatisierung verbessern

Ebenso unabdinglich für ein resilientes Unternehmen sind Investitionen in Employee Experience. Während die Notwendigkeit von Ausgaben für die Prozessautomatisierung recht einfach zu verargumentieren ist, scheitern viele Ambitionen, auch die Investitionen in immaterielle Assets voranzutreiben. Statistiken, die ihren Wert belegen, sind deutlich weniger verbreitet. Dabei gibt es eine Zahl, die Führungskräfte sich vor Augen führen sollten, wenn es um Investitionen in die Mitarbeiterzufriedenheit geht: 137.000. Das ist laut einer aktuellen Studie des Digitalverbandes Bitkom die Anzahl der deutschlandweit unbesetzten Stellen, allein in der IT. Immer mehr Unternehmen erleben es am eigenen Leib: Wenn Fachkräfte fehlen, wird die gleiche Menge an Arbeit auf weniger Schultern verteilt. Das wiederum erhöht oft den Krankenstand und reduziert die Mitarbeiterzufriedenheit - und damit auch die Resilienz des Unternehmens. Die Investition in Prozessautomatisierung kann gleichzeitig auch eine Investition in Mitarbeiterzufriedenheit sein.

Die Automatisierung von Prozessen, insbesondere von wiederkehrenden, administrativen Aufgaben, entlastet nicht nur die Nerven von Mitarbeitenden und verbessert damit ihre Zufriedenheit. Die Zeit, die ihnen reibungslose Prozesse verschaffen, können Mitarbeitende für wertschöpfende Kernaufgaben nutzen. Das belegt auch eine aktuelle Umfrage von Oxford Economics, in der 73 Prozent der befragten IT-Verantwortlichen angeben, dass der Einsatz von sogar simpler Automatisierung ihre Tätigkeit effizienter macht. Stattet ein Unternehmen seine Fachkräfte mit den richtigen Tools aus, um sie im Arbeitsalltag von wiederkehrenden Admin-Aufgabeben zu befreien, kann das die Krisenbeständigkeit stärken.

Mehr Automatisierung = höhere Produktivität

Dass Automatisierung dazu beitragen kann, die Folgen fehlender Arbeitskraft abzumildern, haben indes einige Unternehmen erkannt. Aktuelle Zahlen von IDC und SAP Concur (Studie nur gegen Lead-Abgabe erhältlich) belegen, dass bereits 38 Prozent der befragten Unternehmen in automatisierte Lösungen investiert haben. Diese Investitionen wurden wohl mit Blick auf die bestehenden Mitarbeitenden getätigt, denn 33 Prozent der befragten Unternehmen geben an, dass eine positive Mitarbeitererfahrung ein Treiber des Unternehmenswachstums ist. Darum haben Innovationen in diesem Bereich oberste Priorität. Dazu prognostiziert IDC, dass Unternehmen, die in automatisierte Lösungen investieren, ihre Produktivität um 40 Prozent steigern können. Automatisierung macht Unternehmen demnach nicht nur resilienter, sondern steigert langfristig auch die Gewinnspanne

Wenn Unternehmen automatisierte Lösungen implementieren, atmen im Übrigen nicht nur die Nutzer auf. Da viele Tools als SaaS-Modelle angeboten werden, entlasten sie auch die ohnehin oft unterbesetzten IT-Abteilungen. Auch integrierte digitale User Assistants, die Mitarbeitende im Umgang mit den Lösungen beispielsweise durch On-Screen Hilfe unterstützen, zahlen auf die Entlastung der IT ein und reduzieren den Aufwand für umfangreiche Schulungen.

Schönes Automatisierungsbeispiel: Reisekostenabrechnung

Betrachten wir die Vorteile von automatisierten Prozessen am Beispiel einer Lösung für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen: Die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen ist genau die Art von wiederkehrendem, administrativem Prozess, der sich besonders gut für eine automatisierte Abwicklung eignet. So wird etwa das Travel Management entlastet, indem Reiserichtlinien direkt im Buchungstool abgebildet und angewendet werden können.

Die Reisekostenabrechnung wird zudem konsequent vereinfacht, da Buchungsdaten automatisch in die Abrechnung überführt und Belege per Foto digital erfasst werden können. Das reduziert Fehler, wovon Geschäftsreisende und Buchhaltung profitieren. Insbesondere Lösungen, die Künstliche Intelligenz nutzen, können selbstständig Compliance-Checks durchführen - nur ein Teil der Abrechnungen muss dann noch manuell geprüft werden.

Automatisieren, bevor die Digital Natives kommen!

Unternehmen sollten unbedingt berücksichtigen, dass Digital Natives in den kommenden Jahren den Großteil der Arbeitskräfte ausmachen werden. Während die meisten Mitarbeitenden automatisierte Prozesse dankend annehmen, werden sie von der Generation Z schlicht vorausgesetzt. Auch mit Blick auf den War for Talents ist Prozessautomatisierung die Investition wert. Wer nicht mitmacht, muss damit rechnen, dass Fachkräfte zum besser aufgestellten Wettbewerb abwandern - und wer laufend Mitarbeitende verliert, ist weniger resilient. (bw)