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Outlook speichert Mails, Kalendereinträge, Adressen etc. in einer PST-Datei auf Ihrem Computer. Dieses File kann im Laufe der Zeit eine enorme Größe annehmen, vor allem wenn Sie viele Nachrichten mit großen Dateianhängen bekommen oder verschicken. Wenn dieses File lediglich in einer Version vorliegt, so stellt das ein hohes Sicherheitsrisiko dar - wird es versehentlich gelöscht oder beschädigt, sind alle Mails futsch.
Um dies zu verhindern, bietet Outlook Ihnen eine Archivierungsfunktion an. Diese kopiert oder verschiebt in frei wählbaren Intervallen ältere Mails, Kalendereinträge und Aufgaben in eine zweite PST-Datei, die Sie in einem beliebigen Ordner anlegen können. Es empfiehlt sich, das Archiv in einer Netzwerkfreigabe, auf einem NAS-Gerät oder auf einem extern angeschlossenen Laufwerk anzulegen, um es zu sichern.
Um die Autoarchivierung zu aktivieren, klicken Sie im Fenster "Datei -› Optionen -› Erweitert" auf den Button "Einstellungen für Autoarchivierung". Nachdem Sie ein Häkchen vor "Autoarchivierung alle XX Tage" gesetzt haben, sind die verschiedenen Optionen erreichbar. Durch ein Häkchen vor "Autoarchivierung nach Bestätigung beginnen" verhindern Sie, dass Outlook die Daten verschiebt, während es Ihnen gerade nicht passt oder während das Sicherungsziel nicht verfügbar ist. Die Option "Abgelaufene Elemente löschen (nur Mail-Ordner)" steuert, ob auch abgelaufene Mails archiviert werden sollen (Sie können hier bei jeder Mail über "Datei -› Eigenschaften" ein Ablaufdatum definieren, das von dieser Option abgefragt wird). Wenn Sie nun die nächste Option "Alte Elemente archivieren oder löschen" deaktivieren, führt Outlook die Autoarchivierung mit den Standardeinstellungen aus, die Sie beim ersten Öffnen dieses Fensters sehen. Weiter unten haben Sie schließlich noch die Wahl zwischen "Alte Elemente verschieben nach" mit Angabe eines Ordners und "Alte Elemente endgültig löschen". Die erste Option bewirkt, dass auch ältere Mails und Kalendereinträge in das Archiv übertragen werden, die zweite, dass die Daten gelöscht werden.
Sie können Ihr Postfach übrigens auch manuell archivieren. Klicken Sie hierzu auf "Datei -› Tools -› Alte Elemente bereinigen". Des Weiteren ist es möglich, einzelne Mailordner von der Archivierung auszunehmen. Klicken Sie diese dazu mit der rechten Maustaste an und wählen Sie "Eigenschaften". Wechseln Sie nun zum Register "Autoarchivierung", so aktivieren Sie die gewünschten Optionen.
Hinweis: Wer primär IMAP- oder Microsoft-365-Konten benutzt, findet auf seinem System statt einer PST-Datei eine OST-Datei. Eine PST-Datei enthält die tatsächlichen Daten aus sämtlichen Mails Ihres Outlook-Postfachs. OST-Dateien sind hingegen lediglich eine lokale Kopie Ihrer Outlook-Daten. Die Originaldatei der Daten wird dann auf dem Outlook-Server gespeichert. Für den Fall, dass also eine OST-Datei beschädigt sein sollte, lässt sich diese komplett auf der Cloud wiederherstellen. Dennoch funktioniert der Trick mit der Archivierung auch für OST-Dateien. Mehr Infos zu PST- und OST-Dateien finden Sie unter hier.
(PC-Welt)