Microsoft New Commerce Experience, kurz Microsoft NCE, ist die neue vernetzte Bezahlplattform, auf der Microsoft seine Cloud-Abo-Dienste M-365, Dynamics 365, Power Platform und Windows 365 zusammengeführt hat. Dies war lange angekündigt und wurde zum 01.03.2022 vollzogen. Microsoft CSP Legacy ist vollständig in die NCE-Plattform integriert und wird nicht mehr unter dem bisherigen Namen angeboten.

Microsoft NCE: Wesentliche Neuerungen im Überblick

Microsoft nutzt die Einführung von NCE, um Bedingungen der CSP-Abonnements anzupassen und Änderungen an den Angeboten für Microsoft 365 vorzunehmen. Diese gelten für gewerbliche Kunden und betreffen die Lizenzlaufzeiten, Abonnementverwaltung, Kündigungsfristen und Preisgestaltung.

• Laufzeit-Optionen für Abonnements: Seit 1. März 2022 bietet Microsoft monatliche, jährliche sowie 36-Monats-Abonnements an, für die eine automatische Verlängerung eintritt, sofern sie nicht rechtzeitig gekündigt werden. Als Stichtag gilt dabei der Beginn des Abonnements plus Vertragsdauer, also beispielsweise 12 oder 36 Monate. Die Dauer des Abos ist zukünftig ein wichtiges Entscheidungskriterium, über das sich gewerbliche User und Partner Gedanken machen sollten. Denn die Wahl der Laufzeit beeinflusst den Preis und die Flexibilität im Umgang mit den Lizenzen.

• Jahresabos begünstigt: Unternehmen, die weniger Flexibilität in Kauf nehmen und eine jährliche Laufzeit akzeptieren, erhalten 20 Prozent Preisnachlass im Vergleich zum Monats-Abo.

• Subscriptions: Neue Subscriptions sind seit 10. März 2022 ausschließlich über NCE zu beziehen. Verlängerungen bestehender Subscriptions können noch bis 30. Juni 2022 über das CSP-Programm vorgenommen werden. Ab 1. Juli 2022 muss dies in NCE erfolgen und unterliegt damit den neuen Preisen und Bestimmungen.

• AddOns: Add-Ons waren bisher immer an eine Hauptlizenz gekoppelt. In NCE können sie separat gebucht werden. Das bedeutet: Ihre Laufzeit ist unabhängig von einer Hauptlizenz. Hier könnte es im Laufe des Jahres eine Änderung geben. Demnach sollen Add-Ons wieder an eine Hauptlizenz gekoppelt werden und sich deren Laufzeit angleichen.

• Abonnementverwaltung: Kunden mit saisonal bedingten Fluktuationen oder volatilem Geschäftsvolumen steht die Option zur Mischung von kurz- und langfristigen Abonnements offen. Beispielsweise können Laufzeiten wie folgt kombiniert werden:100x E3-Plan mit einer Laufzeit von zwölf Monaten und 10x E3 mit monatlicher Kündigung.

• Abonnementkontrolle: Mit dieser Maßnahme unterbindet Microsoft den Abschluss mehrerer kostenloser Probeversionen und Angebote. Gerade kleine bis mittlere Unternehmen konnten diese in der Vergangenheit unbemerkt von unterschiedlichen Partnern beziehen. Das wird nun verhindert.

• Upgrades: Als Upgrade wird in New Commerce Experience der Wechsel von einem bezahlten Abo zu einem anderen bezahlten Abo bezeichnet. Dabei wird in vollständige Upgrades (z. B. von Microsoft 365 Business Basic zu Microsoft 365 Business Standard) und Teil-Upgrades (z. B. von Microsoft 365 Business Standard zu Office 365 E1) unterschieden.

Vollständiges Upgrade
- In-place Upgrade
- Upgrade für alle Seats
- Die Subscription ID bleibt unverändert
- Lizenzen werden automatisch zurückgewiesen
- Upgrad jederzeit

Teil-Upgrade
- Upgrade für einige Arbeitsplätze
- Die Subscription ID der ursprünglichen Subscription bleibt unverändert
- Eine neue Subscription wird erstellt; das Enddatum ist dasselbe wie das der ursprünglichen Subscription
- Lizenzen müssen manuell zugewiesen werden
- Upgrade jederzeit

• Neue Kündigungsrichtlinien: Abgeschlossene Abonnements können, egal für welche Laufzeit, nur noch innerhalb der ersten 7 Tage* gekündigt werden. Dies erfolgt mit einer anteiligen Rückerstattung, die tageweise berechnet wird. Nach Ablauf der 7 Tage ist die Kündigung nicht mehr möglich, und dem Kunden (beziehungsweise dem Partner, über den die Lizenzen bezogen werden) wird die vollständige Laufzeit in Rechnung gestellt. Die Kündigungsfrist basiert auf UTC-Zeit. Sie schließt Wochenenden und Feiertage ein. De facto gelten also 5 Arbeitstage als Zeitraum für eine fristgerechte Kündigung.
  * Ursprünglich hatte Microsoft mit Einführung der NCE-Plattform eine nur 72-stündige Kündigungsfrist eingeräumt. Nach Kritik von Seiten seiner CSP-Partner weitete der Konzern die Frist am 18. März 2022 rückwirkend auf die nun geltenden sieben Tage aus.

CSP Legacy: Das ändert sich mit Microsoft NCE

Ein Cloud Solution Provider, kurz CSP, ist der übliche Bezugsweg für alle Microsoft Online Services. Solution Provider stellen Unternehmen die Microsoft-Cloud-Dienste inklusive deren Verwaltung bereit, leisten Support und übernehmen die Abrechnung gegenüber Microsoft. Mit CSP Legacy war es bisher möglich, die Benutzeranzahl (Seats) während der Abonnementlaufzeit jederzeit zu reduzieren. Dies erfolgte einfach durch Stornierung und Neubuchung. Auch bot die sogenannte Price Protection einen Schutz vor Preiserhöhungen und Nachzahlungen. Mit Abschluss einer Lizenzbestellung bestand ein jahr lang eine Preisgarantie für das jeweilige Abo (z.B. Microsoft 365 Business Premium). Das gilt mit Einführung der NCE-Plattformnicht mehr.

Microsoft hat mit der neuen NCE-Plattform monatliche, jährliche und 36-Monats-Abonnements eingeführt. Deren Vor- und Nachteile sind im Wesentlich die folgenden:

• Subscriptions im Monats-Abo
  + Monatliche Zahlweise
  + Neubuchung von Lizenzen jederzeit möglich
  + Monatliche Flexibilität bei der Lizenzverwaltung
  + Reduzierung der Lizenzen, während der Laufzeit möglich.
  - keine tagesgenaue Abrechnung mehr
  - Preisgarantie nur für den laufenden Monat
  - 20 Prozent Preisaufschlag im Vergleich zu 12- und 36-Monats-Abonnements

• Subscriptions im Jahres-Abo
  + Monatliche Zahlweise oder Vorauszahlung
  + Neubuchung von Lizenzen jederzeit möglich
  + Preisgarantie für 1 Jahr
  + 20 Prozent günstiger als im Monats-Abo
  - keine tagesgenaue Abrechnung mehr
  - eingeschränkte Flexibilität bei der Lizenzverwaltung
  - Keine Reduzierung der Lizenzen während der Laufzeit

• Subscriptions im 3-Jahres-Abo
  + Monatliche, jährliche oder 3-jährliche Zahlweise
  + Neubuchungen von Lizenzen jederzeit möglich
  + Preisgarantie für 3 Jahre
  + 20 Prozent günstiger als im Monats-Abo
  - keine tagesgenaue Abrechnung mehr
  - eingeschränkte Flexibilität bei der Lizenzverwaltung
  - Keine Reduzierung der Lizenzen während der Laufzeit
  

Legacy vs. NCE
(Quelle Vendosoft GmbH)

Was in der Plus-/Minus-Betrachtung für das 1- und 3-Jahres-Abonnement nach Vorteilen aussieht, ist in der Praxis mit deutlichen Einschränkungen in puncto Flexibilität verbunden. Das alte Modell unter CSP Legacy erlaubte eine tagesgenaue Anpassung der Lizenzbestände nach oben und unten. Bei New Commerce Experience sind Anpassungen nach unten nur noch am Ende der Laufzeit einer Subscription möglich. Neue Lizenzen lassen sich jederzeit hinzubuchen, bestehende aber nicht frühzeitig kündigen. Hat ein Unternehmen für ein ganzes Jahr (oder gar drei Jahre) zu viele Lizenzen gebucht, strukturiert um oder stellt unerwartet viele Mitarbeiter aus, laufen die Zahlungen für die gebuchten Lizenzen bis zum Ende der Abo-Laufzeit weiter. Sie können auf andere Mitarbeiter übertragen, nicht aber zurückgegeben oder "eingefroren" werden.

Microsoft NCE: Vorteile für Unternehmen

Microsoft propagiert die Zusammenführung seiner Cloud-Abo-Dienste Microsoft 365, Dynamics 365, Power Platform und Windows 365 in der New Commerce Experience als Harmonisierung der unterschiedlichen Programme und Lizenzbedingungen. Sicher ist eine einzige, vernetzte Bezahlplattform für die betriebliche Effizienz von Unternehmen hilfreich. Auch die Preisgarantie in Kombination mit einer 20-prozentigen Kostenersparnis stellt Microsoft als Vorteile der neuen Jahresabos heraus. Und ja, sie geben Planungssicherheit. Dass sie Unternehmen die Flexibilität bei der Lizenzverwaltung nehmen und unter Umständen zu Zahlungen für nicht mehr benötigte Cloud-Dienste führen, ist die Kehrseite. Dabei wurde just diese Flexibilität seit Einführung der Cloud als eines der wichtigsten Verkaufsargumente angeführt. Ein wirklicher Pluspunkt in Microsoft NCE ist die Integration der Audio-Conferencing-Funktionalität in alle Microsoft-365- und Office-365-Pläne, in denen Teams enthalten ist. Diese war bisher nur in ES-Plänen oder optional erhältlich.

Microsoft NCE: Nachteile für Unternehmen

Preiserhöhungen: Der bereits erwähnte indirekte Kostenaufschlag für Monats-Abonnements verhilft Microsoft zu einer langfristigeren Kundenbindung und gibt vor allem dem Softwarehersteller Planungssicherheit. Kostenmäßig bleibt es nicht bei dieser Anpassung. Für sechs seiner wichtigsten Cloud-Dienste hat Microsoft im selben Atemzug eine Preiserhöhung durchgeführt, die alle kommerziellen SKUs unabhängig von ihrer Laufzeit betrifft.

Preissteigerung der Microsoft Cloud-Services zzgl. Aufschlag bei Monats-SKUs
(Quelle Vendosoft GmbH)

Natürlich ist es legitim, dass Microsoft nach vielen Jahren und etlichen Funktionalitäts-Zuwächsen die Preise für seine Cloud-Produkte anhebt. Doch die zusätzlichen Preiserhöhungen lassen die Kosten für M365-User über die kommenden Jahre exponentiell steigen.

Flexibilitätsverlust: Die bereits erwähnte Einschränkung der Flexibilität (bei 1- oder 3-Jahres-Abos) ist einer der großen Nachteile der New Commerce Experience für jedes Cloud-nutzende Unternehmen. Aber auch die CSP-Partner sind in einer besonderen Weise betroffen: Sie tragen zukünftig das Risiko bei Insolvenz oder frühzeitiger Kündigung ihrer Kunden. Zahlt ein Unternehmen aus welchen Gründen auch immer nicht mehr für seine Abonnements, steht der Partner für den Rest des Abrechnungszeitraums bei Microsoft in der Pflicht. Das gilt z.B. auch bei Konkurs des Kunden und führt dazu, dass Partner dieses erhöhte Risiko auf ihre Geschäftskunden übertragen müssen. So wird bei den 1- und 3-Jahres-Subscriptions vermutlich immer eine Vorauszahlung für die komplette Laufzeit eingefordert werden, um dem eigenen Risiko durch zahlungsunfähige/-unwillige Kunden entgegenzuwirken.

Zusatzkosten: Dagegen erscheinen die Kosten, die die Umstellung von CSP Legacy auf Microsoft NCE bei den Partnern mit sich bringt, wie Spielgeld. Aber natürlich werden auch diese zusätzlich notwendigen Leistungen für Hosting, Änderung der Abrechnungsmethoden, Prozessanpassungen etc. in Teilen an die Kunden weitergegeben.

New Commerce Experience: Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Unter CSP Legacy hat ein Großteil der Cloud-Kunden Abonnements mit monatlicher Laufzeit und monatlicher Zahlung genutzt. Ohne aktive Umstellung auf eine andere Abo-Option unterlagen diese Pläne zum 01.03.2022 der allgemeinen Preiserhöhung (s. Tabelle oben) und zusätzlich dem Zuschlag von 20 Prozent für Monats-Abos. Hier können die Kunden nur hoffen und wünschen, dass der zuständige CSP-Partner rechtzeitig informiert und gut beraten hat.

Doch mit der Beratung ist es bei NCE so eine Sache: Wie sollen sich Unternehmen aufstellen, um im neuesten Preis-und-Subscription-Dschungel von Microsoft so günstig wie möglich und zugleich so flexibel wie nötig lizenziert zu sein? Dazu sollten sich IT-Verantwortliche und Management die folgenden Fragen stellen:

• Wie viele Mitarbeiter:innen werden in den nächsten Monaten/Jahren voraussichtlich das Unternehmen verlassen?

• Wie zügig werden freiwerdende Stellen i.d.R. neu besetzt?

• Gibt es überhaupt eine spürbare Veränderung der Anzahl der Mitarbeitenden?

• Sind Entlassungen oder Kurzarbeit wahrscheinlich? In welcher Größenordnung?

• Ist die Zusammenlegung von Abteilungen/Organisationen innerhalb des Unternehmens geplant? Und wie wirkt sich das auf die Anzahl benötigter Lizenzen aus?

• Wie viele Mitarbeiter:innen (und Geräte) müssen tatsächlich kurz- und mittelfristig Cloud-basiert arbeiten?

Auf Basis der Antworten auf diese Fragen kann die Entscheidung für Monats-, Jahres- oder 3-Jahres-Abonnements getroffen werden.

Lesetipp: Lizenzen und die Cloud - Wird das ungeliebte Lizenzmanagement bald obsolet?

Wann macht das Monats-Abo Sinn?
Erwartet ein Unternehmen/eine Organisation starke monatliche Schwankungen durch Saisongeschäft oder volatile Marktgeschehen, sind zumeist die 20 Prozent teureren Monats-Abos anzuraten. Im Hinblick darauf, dass diese am Ende einer jeden Laufzeit - also nach einem Monat - kündbar sind, könnten sie im Mittel günstiger kommen als die unflexiblen Jahres-Abonnements. Dies gilt es mit dem beratenden Microsoft Partner durchzurechnen.

Wann machen Jahres/3-Jahres-Abos Sinn?
Die Varianten der ein- und dreijährigen Subscriptions sind Firmen, Behörden und Organisationen zu empfehlen, denen Preissicherheit auf mittlere oder längere Sicht wichtig ist und deren Mitarbeiterfluktuation gering ist. Sie profitieren davon, weniger pro Lizenz zu zahlen als bei der Laufzeit von einem Monat.

Wer sich für einen dieser Zeiträume festlegt, spart die schon mehrfach erwähnten 20 Prozent. Sofern der bereitstellende Partner dies zusichert, können Kunden ihre Lizenzkosten in beiden Modellen monatlich zahlen und bekommen den Preis für die Dauer des Abonnements zugesichert.

NCE: Günstige Alternativen

Die Antworten auf die oben genannten Fragen liefern wertvolle Auskünfte darüber, ob Cloud überhaupt die einzig denkbare Form der Lizenzierung ist. Entgegen dem allgemeinen Trend, jeden Mitarbeitenden in die Cloud zu bringen, genügt es oftmals, nur einen Teil der Belegschaft mit M-365 & Co auszustatten. Und selbst für M365 gibt es Alternativen.

Office 2019 ProPlus beispielsweise erfüllt nahezu alle Funktionalitäten einer M365 App for Enterprise. Der Anschaffungspreis von On-Premises-Software ist bekanntermaßen einmalig zu entrichten. Bis zum Ende ihrer Laufzeit im Oktober 2025 spart eine Office-2019-ProPlus-Lizenz (derzeit gebraucht ca. 198 €) knapp 312 Euro im Vergleich zur App for Enterprise ein. Hochgerechnet auf 100 und mehr Mitarbeiter:innen kann sich jeder ausrechnen, wieviel Budget hier eingespart werden kann.

Microsoft NCE: Fazit

Die Microsoft New Commerce Experience bringt Vor- und Nachteile für gewerbliche Kunden. Die nachteiligen Änderungen müssen Unternehmen nicht (oder nicht vollumfänglich) mitgehen. Die genaue Betrachtung der eigenen personellen Entwicklungen ist ein erster wichtiger Schritt zur Entscheidung für eines der drei Modelle: Monats-Abo, Jahres-Abo oder 3-Jahres-Abo. Meist erweist sich ein Mix daraus als sinnvoll. Die Einbeziehung nicht-Cloud-basierter Lösungen führt zum kosteneffizientesten (und flexibelsten) Ergebnis.

Empfehlung: Ab 1. Juli 2022 können Erneuerungen nur noch in NCE erfolgen. Alle Abonnements, die noch in CSP-Legacy gebucht wurden, laufen am Jahrestag ab. Deshalb empfehle ich allen Unternehmen dringend, ihren Cloud-Provider aktiv auf hybride Infrastrukturen aus Cloud und On-Premises anzusprechen und sich Ihren ganz konkreten Bedarf durchrechnen zu lassen. (bw/fm)