Die digitale Transformation hat in den letzten Jahrzehnten die Arbeitsweisen quer durch alle Branchen grundlegend verändert, Prozesse vereinfacht und Kunden neue Services sowie Produkte geliefert. Einhergehend mit dieser Entwicklung stellten sich dabei auch Fragen, wohin die neuen Möglichkeiten führen können, welche fortgeschrittenen Technologien unseren Alltag in der Zukunft verändern - und vor allem wie. Wie können wir komplexe Abläufe noch weiter optimieren, welche Lösungen nehmen uns besonders die repetitiven, monotonen Arbeiten ab, die Mitarbeiter binden und viel Zeit in Anspruch nehmen? Eine Antwort darauf lautet Smart (oder Intelligent) Data Capture.

Smart Data Capture definiert

Smart-Data-Capture-Technologie hat das Ziel, das Erfassen von Daten auf ein neues Level zu bringen. Im Zentrum steht dabei der Gedanke, aus jedem beliebigen kamerafähigen Smart Device per Applikation ein hochfunktionales Datenerfassungs-Tool zu machen. Auf diese Weise können die eingebauten Kameras Daten schnell und einfach erfassen - beispielsweise über Barcodes oder Objekte.

Die technische Umsetzung beruht auf Computer Vision, Künstlicher Intelligenz und Machine Learning sowie Augmented Reality. Dabei garantieren Algorithmen eine Erfassung auch bei widrigen äußeren Bedingungen oder ermöglichen es, dass eine Vielzahl an Barcodes mit einem einzigen Scan identifiziert werden, wie es bei Multi-Scanning-Lösungen der Fall ist. Neben dem vereinfachten Scannen von Barcodes deckt die Smart-Data-Capture-Technologie auch den Bereich der intelligenten Texterfassung ab. Besonders in Verbindung mit autonomen Robotern oder Drohnen erweitert sich das Einsatzgebiet der Technologie, da auf diese Weise auch schwer zugängliche Bereiche, etwa auf hohen Regalen, effizient abgedeckt werden können.

Smart Data Capture verarbeitet die aufgenommenen Daten direkt am Edge und kann problemlos mit den entsprechenden Backend-Systemen wie ERP und CRM verbunden werden - damit bleiben Daten genau da, wo Unternehmen sie benötigen. Weitere Vorteile liegen in den optimierten Prozessen, da eine Automatisierung die menschlichen Fehler im Arbeitsalltag deutlich reduziert. Darüber hinaus kann die Software jedes gebräuchliche Smart Device zu einem Multifunktionswerkzeug verwandeln, sodass auch kostengünstige Konzepte wie Bring your own Device (BYOD) denkbar sind. Dank der Software-Kompatibilität kann eine Smart-Data-Capture-Lösung problemlos in bereits bestehende Unternehmensarchitekturen integriert werden und unterstützt verschiedenste Betriebssysteme, Frameworks sowie Drittanbietersysteme.

Smart Data Capture in der Praxis

Das volle Potential der Lösung wird unter anderem am Beispiel der Lieferketten sichtbar, wie etwa im Einzelhandel. Mit der smarten Datenerfassung können Mitarbeiter alle wichtigen Informationen in Echtzeit sammeln und abrufen, darunter den aktuellen Standort eines Produktes, den Status des Lagerbestandes, Versand- und Inventurdaten oder auch Liefernachweise.

Besonders im Einzelhandel kommt der Vorteil dazu, dass Mitarbeiter mit dem Scannen eines Codes oder Objektes weitere Informationen zu einem bestimmten Produkt erhalten, den Lagerbestand prüfen, eine Online-Bestellung aufnehmen oder geeignete Alternativen anbieten können. Tägliche Routineaufgaben können so automatisiert vonstatten gehen und Mitarbeitern mehr Zeit verschaffen.

Dieser Umstand kommt vor allem dem Kundenservice zu Gute, denn Angestellte können sich verstärkt den Beratungs- und Verkaufsgesprächen widmen, was sich auf die Kundenbindung und -zufriedenheit auswirkt. So konnte etwa die DCK Group, ein weltweit führender Anbieter von Modeschmuck, mit der Umstellung von manuellem, handschriftlichem Datensammeln auf Scanprozesse den Zeitaufwand bei der Produktauszeichnung um etwa die Hälfte reduzieren und mehr als 10.000 Arbeitsstunden pro Jahr einsparen. Gleichzeitig führte das Scannen der Produkte zu einer geringeren Fehlerquote und finanziellen Einsparungen bei der Rabattierung.

Das britische Einzelhandelsunternehmen Nisa setzt bei der Digitalisierung seiner Systeme und Angebote ebenfalls erfolgreich auf Smart Data Capture. Um Kunden alle Informationen zu einzelnen Produkten zu liefern sowie exklusive Werbeaktionen und Sonderangebote auf digitalem Weg anzubieten, integrierte Nisa ein App-basiertes Gutschein-System in die Smart-Data-Capture-Plattform und stellte es den Kunden kostenfrei als Download zur Verfügung. Als Resultat wurden allein in der dreimonatigen Testphase mehr als 82.000 Scans getätigt und 32.000 Gutscheine eingelöst.

Auch in der Transport- und Logistikbranche findet sich eine Vielzahl an Use Cases für Smart Data Capture. In diesem besonders zeitkritischen Bereich hilft die Lösung dabei, auch unerfahrenen Mitarbeitern beim Beladen von Fahrzeugen Zeit zu sparen und die Fehlerquote zu verringern: Durch das einfache und schnelle Scannen entlang der gesamten Lieferkette können Mitarbeiter ohne Mehraufwand die benötigten Daten erheben und so beispielsweise auch Inventuren sehr viel schneller durchführen, als es mit herkömmlichen Scangeräten umsetzbar ist.

Die Technologie dient dabei als wichtiger Faktor bei der Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und bündelt alle benötigten Tools in einem Gerät - so ist neben dem Scannen auch die Routenplanung, GPS und die Kommunikation untereinander sowie mit dem Kunden über das Smartphone möglich.

Ein Anwender aus diesem Bereich ist Yodel. Das britische Logistikunternehmen konnte seine Produktivität nachhaltig steigern, indem es die Scan-Geräte der Fahrer durch eine mobile App ersetzte und Kuriere den Nachweis der Zustellung so in Echtzeit per Barcode-Scan ermöglichte. Die Lösung unterstützte dabei auch Yodels neue BYOD-Strategie, mit deren Hilfe das Unternehmen flexibel auf die wachsende Zahl an selbstständigen Kurieren reagieren und neue Fahrer mit einem minimalen Training auf die Aufgaben vorbereiten will. Die App wird mittlerweile von bereits von 7.000 Fahrern auf über 300 verschiedenen Gerätetypen täglich genutzt.

Auch im Gesundheitswesen gibt es zahlreiche Use Cases. Durch das schnelle Abrufen von Patientendaten, beispielsweise durch das Scannen eines Barcodes am Armband, lassen sich digitale Workflows realisieren, die nicht nur sicher, sondern auch effizienter sind. Die so eingesparte Arbeitszeit des Personals wirkt sich einerseits positiv auf die Arbeitslast aus und führt andererseits zu einer besseren Versorgung der Patienten.

Neben all den genannten Vorteilen führt die Smart-Data-Capture-Technologie aber auch zu einem anderen wichtigen Aspekt: der Mitarbeiterzufriedenheit. Automatisierte Prozesse, Zeiteinsparungen und Entlastungen der Arbeitslast führen zu einem positiven Verhältnis zwischen Unternehmen und Angestellten. Ein Effekt, der auch mit Blick auf die angespannte Lage auf dem Arbeitsmarkt immer mehr an Bedeutung gewinnt.

Ein Blick in die digitale Glaskugel

Smart Data Capture hat als Technologie bereits zu Zeitersparnissen und Prozessoptimierungen geführt. Die Zukunft wird sich dahingehend entwickeln, dass sich nicht nur ein Smartphone als Scangerät eignet, sondern jedes beliebige kamerafähige Endgerät. Drohnen, Smartwatch oder sogar die digitale Brille - das Erfassen von Daten aus Barcodes, QR-Codes oder einfachen Objekten wird damit möglich sein. Und die Einsatzmöglichkeiten erweitern sich entsprechend, die Automatisierung von Prozessen wird umfassender, präziser und wird den Mitarbeitern zukünftig noch besser dabei helfen, den Arbeitsalltag effektiver gestalten zu können. (mb)