Die neue Haufe Onboarding-Studie 2023 offenbart, dass viele Arbeitgeber auch nach der Pandemie wertvolle Potenziale beim Onboarding ihrer neuen Mitarbeitenden verspielen. Die aktuelle Studie zeigt beispielsweise, dass 36 Prozent der befragten Unternehmen bereits Kündigungen vor dem ersten Arbeitstag erlebt haben. Diese hohe Frühfluktuation ist in vielen Fällen auch Ergebnis eines unprofessionellen Onboarding-Prozesses.

Statt auf digitale Unterstützung im Onboarding zu setzen, sind ihre Prozesse und Tools genauso analog wie vor Corona. Wer neue Mitarbeitende an sich binden möchte, sollte den Fokus also auch auf das eigene Onboarding legen und an folgende Punkte denken:

1. Tipp: Rechtzeitig mit dem Onboarding starten

Onboarding beginnt mit dem ersten Arbeitstag? Falsch gedacht! Tatsächlich sollte das Onboarding bereits nach der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag losgehen. Denn in dieser Zeit, die meist einige Wochen oder sogar Monate andauert, wachsen bei vielen Beschäftigten die Unsicherheiten, wenn sie sich selbst überlassen werden und vom neuen Arbeitgeber nichts mehr hören: Haben sie sich richtig entschieden? Oder sollten sie sich das Angebot, das sie gestern bei LinkedIn erreichte, nicht doch wenigstens mal anhören?

Wird hingegen frühzeitig mit dem Preboarding, also dem Onboarding vor dem ersten Arbeitstag, begonnen, können zum einen offene Fragen zum Einstieg, den künftigen Aufgaben oder dem Team schnell geklärt werden und zum anderen wächst die Bindung an die neuen Kollegen und Kolleginnen und die Führungskraft, die sich schon vor Arbeitsbeginn kümmern.

2. Tipp: Soziale Integration fördern

Neben der fachlichen Einarbeitung ist die soziale Integration eine zentrale Aufgabe im Onboarding. Die zwischenmenschliche Ebene ist ein entscheidender Faktor für funktionierende Teams und sollte daher beim Onboarding berücksichtigt werden. Onboardees sollten ihre Teams so früh wie möglich kennenlernen - auch auf persönlicher Ebene. Daher bietet es sich an, dass das Onboarding mit gemeinsamen Aktivitäten wie einem Teamlunch oder Afterwork-Events verknüpft wird. Diese können auch schon vor dem ersten Arbeitstag stattfinden, da die soziale Integration bereits vor dem Arbeitsantritt beginnt.

Starten mehrere Mitarbeitende gleichzeitig im Unternehmen, kann man diese proaktiv untereinander vernetzen, etwa mit einem gemeinsamen Chat oder einem Onboardee-Event. Sie befinden sich in einer ähnlichen Situation, sodass ein natürliches Wir-Gefühl entsteht, was den Einstieg erleichtert und die Beziehung untereinander fördert. Allerdings gilt es hier darauf zu achten, dass die Onboardees nicht nur unter sich bleiben, sondern alle Mitarbeitenden den Austausch mit ihnen suchen. Ansonsten kann es in dieser Situation auch zu einer isolierten "Grüppchenbildung" kommen, die das Onboarding wiederum erschwert.

3. Tipp: Feedback und Transparenz für ein erfolgreiches Onboarding

Das Onboarding neuer Kollegen ist in erster Linie ein Kommunikationsprozess. Dies beginnt beim Messaging, denn im Onboarding sollte ein Arbeitgeber die gleichen Botschaften wie beim Recruiting vermitteln, um dem Eindruck vorzubeugen, dass im Bewerbungsverfahren falsche Versprechen gemacht wurden. Darüber hinaus ist der transparente Austausch von entscheidender Bedeutung: Was erwartet die Onboardees an ihrem ersten Tag und ihren ersten Wochen? Für welche Teams und Aufgaben sind sie eingeplant? All das sind wichtige Informationen, die den Onboardees so früh wie möglich vermittelt werden sollten.

Darüber hinaus ist Feedback ein entscheidender Baustein eines erfolgreichen Onboardings. Zum einen sollten Onboardees von Anfang an Feedback erhalten, damit sie wissen, was von ihnen erwartet wird und sie sich an die Erwartungen anpassen können. Unternehmen sollten aber auch ihre Onboardees von Beginn an dazu ermutigen, Feedback zu äußern und dieses dann so gut wie möglich umsetzen.

Ein frischer Blick auf Strukturen und Prozesse bietet Organisationen einen großen Mehrwert, da so festgefahrenen Abläufen und einer "Das haben wir schon immer so gemacht"-Mentalität entgegengewirkt wird. Dazu fühlen sich Onboardees direkt wertgeschätzt, wenn sie von Anfang an nach ihrer Meinung gefragt werden und sie sich nicht erst einen Status erarbeiten müssen, bis man sie ernst nimmt. Daher sollte regelmäßiges Feedback - vom Team an die Onboardees und umgekehrt - im gesamten Onboarding-Prozess eine große Rolle spielen, da sich der Ablauf nur so optimieren lässt.

4. Tipp: Remote-Onboarding ist kein Notnagel

Hybride Arbeitsmodelle sind gekommen, um zu bleiben. In Zeiten der Pandemie war Remote-Onboarding eine Notwendigkeit, auf die viele Unternehmen nicht vorbereitet waren und sich daher mit Notlösungen behelfen mussten. Doch die Onboarding-Studie zeigt, dass viele Organisationen daraus nicht die richtigen Schlüsse gezogen haben und immer noch kein oder nur ein wenig durchdachtes Remote-Onboarding anbieten.

Dabei gibt es heute zahlreiche Möglichkeiten, das Onboarding digital zu gestalten. Speziell dafür entwickelte Tools können den Prozess und die Kommunikation mit den Onboardees vereinfachen. Trotzdem sollten Unternehmen auch beim Remote-Onboarding darauf achten, dass sich der Prozess nicht nur auf den virtuellen Raum beschränkt.

Stattdessen ist die Verbindung von digital und analog entscheidend. Ein Willkommenspaket, das Remote-Onboardees nach Hause geschickt wird, kann eine solche Verknüpfung herstellen, ist aber nur der Anfang. Besonders bei Remote Workern bieten sich gemeinsame Aktivitäten im Rahmen einer Onboarding-Woche an, die auch digital stattfinden können und beim Teambuilding helfen und das Zugehörigkeitsgefühl stärken.

5. Tipp: Onboarding eine Struktur geben

Onboarding ist ein Prozess, der wie jeder andere betriebliche Ablauf genau geplant werden muss. Laut Haufe Onboarding-Studie ist dies aktuell aber nur in einem Viertel der Organisationen der Fall. Der erste Schritt zu einem definierten Prozess ist es, klare Verantwortlichkeiten zu schaffen. Natürlich ist das Onboarding eine Teamaufgabe, in die viele Personen eingebunden werden sollten. Doch es braucht Mitarbeitende, die den Prozess planen, koordinieren und Aufgaben verteilen.

Ohne klare Verantwortlichkeiten besteht die Gefahr, dass das Onboarding nicht richtig stttfindet. Zudem ist es wichtig, dass die verantwortlichen Personen über ein dediziertes Budget für das Onboarding verfügen. In der Onboarding-Studie berichteten nur 17 Prozent der Befragten von einem solchen Etat.

Gutes Onboarding dient auch dem Firmenimage

Ein gutes Onboarding ist der erste Schritt zur erfolgreichen Retention. Unternehmen müssen dafür gar nicht viel investieren - meist reicht es schon an wenigen Stellschrauben zu drehen, um den Startschuss zu einer positiven Employee Journey zu geben, die für alle Beteiligten eine Win-Win-Situation darstellt. Denn durch ein gutes Onboarding werden neue Mitarbeitende schneller produktiv und können selbständig Aufgaben und Projekte übernehmen, wodurch das Unternehmen früher von ihrer Leistung profitiert.

Ohne ein sinnvoll strukturiertes Onboarding muss das Unternehmen hier wiederum zuerst einen Rückstand aufholen. Zudem hat das Onboarding großen Einfluss auf die Reputation des Unternehmens als Arbeitgeber, was in Zeiten digitaler Arbeitgeberbewertungs-Plattformen ein wichtiger Faktor ist. Zwar ist Onboarding nicht der einzige Aspekt, der über einen Verbleib der neuen Kollegen entscheidet - aber ein wirksamer Schritt, um Mitarbeitende auch langfristig an sich zu binden.