Während der Pandemie hat die Zahl der Anwendungen, die Büroangestellten helfen sollen, ihre Arbeit in einer Remote- oder Hybrid-Work-Umgebung effizienter zu erledigen - wie Videokonferenzen, Projektmanagement und andere Software für die Zusammenarbeit - stark zugenommen. Viele Beschäftigte, die in Branchen wie dem Gesundheitswesen, der verarbeitenden Industrie oder dem Dienstleistungs- und Reparatursektor tätig sind, verbringen ihren Arbeitstag jedoch nicht an ihrem Schreibtisch. Etliche stehen als Repräsentanten des Unternehmens in direktem Kontakt mit den Kunden; andere erledigen die Aufgaben hinter den Kulissen, die die moderne Welt am Laufen halten.

Laut Gartner gibt es weltweit rund 2,7 Milliarden solcher "Frontline"-Mitarbeiter - mehr als doppelt so viele wie Büroangestellte. Anstatt diese Mitarbeiter mit noch mehr Anwendungen zu überhäufen, setzen Unternehmen nun auf Software-Tools, die ihre Beschäftigten ohne Schreibtisch unterstützen. Die Tools werden in der Regel in Form mobiler Anwendungen angeboten, die auf privaten oder vom Unternehmen bereitgestellten Smartphones, Tablets oder anderen tragbaren Geräten genutzt werden können.

Mehr als nur berufsspezifische Apps

"In der Vergangenheit waren diese Apps sehr berufs- oder branchenspezifisch", berichtet Andrew Hewitt, Senior Analyst bei Forrester Research. So entwickelten Flughäfen intelligente Toiletten-Apps, die mit Hilfe von Sensoren zählen, wie viele Personen eine Toilette betreten haben.

"Jetzt befinden wir uns in der zweiten Phase, in der es nicht mehr nur um spezielle Funktionen geht, sondern um eine breitere Einbindung der Mitarbeiter", erklärt Hewitt. "Diese neueren Tools zielen darauf ab, die Zusammenarbeit und Kommunikation zu verbessern. Sie sollen ein Gemeinschaftsgefühl schaffen und den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass sie mehr Wertschätzung erfahren und mit ihrem Unternehmen verbunden sind."

Laut Mike Gotta, Vice President und Analyst für Kommunikation und Zusammenarbeit bei Gartner, haben Außendienstmitarbeiter in der Regel nicht die gleiche Technologieerfahrung wie ihre Kollegen am Schreibtisch. "Sie haben daher oft das Gefühl, nicht auf dem Laufenden zu sein und nicht zu wissen, was in ihrem Unternehmen vor sich geht", erklärt Gotta. Aus diesem Grund würden Unternehmen ihren Mitarbeitern Apps zur Verfügung stellen, die interne Kommunikation und HR-Informationen wie Sozialleistungen, Zahlungen und Schichtpläne kombinieren. Diese Apps stellen Mechanismen für die Kommunikation des Unternehmens mit seinen Mitarbeitern bereit, verfügen aber in der Regel auch über einige Planungsfunktionen für ihre Arbeit.

"Die Start-ups, die Apps für Frontline-Worker anbieten, haben viel Zeit damit verbracht, über das Problem nachzudenken, und sie glauben, dass sie eine Lösung gefunden haben, die den Durchbruch bringen wird", erklärt Dion Hinchcliffe, Vice President und Principal Analyst bei Constellation Research.

Sie setzen darauf, dass sie ihren Kunden viel bessere Tools zur Verfügung stellen als die großen Anbieter, die ihre bestehenden Produkte um Funktionen für Frontline Worker erweitern. Als Beispiel verweist er auf Microsoft, das Teams um Frontline Worker-Funktionen erweitert hat. "Diese Tools sind in der Regel etwas bis viel besser als die Handvoll Funktionen, die von den großen Anbietern hinzugefügt werden", so Hinchcliffe.

Beliebte Arten von Frontline-Worker-Anwendungen

Heutzutage gibt es eine Vielzahl von Apps für Außendienstmitarbeiter. Einige sind auf bestimmte Branchen wie das Gesundheitswesen oder die Fertigung ausgerichtet, aber viele andere können branchenübergreifend eingesetzt werden. Im Folgenden sind einige der gängigsten Arten von Frontline-Worker-Apps sowie einige Beispiele für jede Art von App aufgeführt. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und es ist zu beachten, dass viele Apps eine Vielzahl von Funktionen bieten und somit mehrere Kategorien abdecken.

Apps für Terminplanung/Zeiterfassung/Arbeitsverwaltung

Während die meisten Zeiterfassungs-Apps eine einfache Aufzeichnung der von den Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden ermöglichen, stellen einige auch fortgeschrittenere Tools zur Messung der in einem bestimmten Zeitraum geleisteten Arbeit bereit. Manche, primär für Selbstständige entwickelte, Zeiterfassungs-Apps können außerdem automatisch Rechnungen auf der Grundlage der geleisteten Arbeit und der dafür aufgewendeten Zeit erstellen.

Ein weitverbreitetes Feature ist zudem die Möglichkeit, in die Lohn- und Gehaltsabrechnung und andere Unternehmenssysteme zu integrieren. Die Software kann Unternehmen auch dabei helfen, Kostenvoranschläge für Aufgaben und Projekte zu erstellen, und viele Anwendungen enthalten Funktionen für die Personaleinsatzplanung und andere Arbeits- und Projektmanagementwerkzeuge.

Hier einige Beispiele:

Clockify: Eine kostenlose Zeiterfassungs-App mit Start-/Stopp-Funktion, mit der Mitarbeiter und andere Angestellte ihre Arbeitszeiten erfassen und pro Projekt kategorisieren können. Die App liefert auch Informationen über Anwesenheit und bezahlte Freizeit. Unternehmen können zu einem von vier kostenpflichtigen Clockify-Paketen wechseln, die im Vergleich zur kostenlosen Version erweiterte Funktionen wie Rechnungsstellung, Personalplanung, Kostenerfassung und Analysen bieten. Clockify lässt sich in mehr als 80 Webanwendungen integrieren, darunter Jira, Microsoft Teams und Google Docs, so dass Mitarbeiter ihre Zeit auch in diesen anderen Anwendungen erfassen können.

ClockShark: Eine Cloud-basierte Planungs- und Zeiterfassungssoftware, die Unternehmen in einer Reihe von Branchen wie Baugewerbe, Gesundheitswesen, Einzelhandel und Immobilienwirtschaft bei der Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter unterstützt. Zu den Funktionen von ClockShark gehören Mitarbeiterplanung, Zeiterfassung, E-Mail-Benachrichtigungen, Geofencing, Berichte und die Möglichkeit, Auftragsinformationen (z. B. Wegbeschreibungen zu einer Baustelle) über die mobile Anwendung mit den Mitarbeitern zu teilen. Mit ClockShark können Unternehmen auch Angebote und Rechnungen für bestimmte Aufträge erstellen und Zahlungen akzeptieren.

When I work: Eine Planungs-, Zeiterfassungs- und Messaging-App, mit der Mitarbeiter ihre Schichtpläne einsehen, feststellen, wer noch arbeitet, Schichten mit anderen qualifizierten Mitarbeitern tauschen, sich an- und abmelden und in Echtzeit miteinander chatten können. Manager nutzen die Anwendung, um ihre Mitarbeiter einzuteilen, auf Urlaubs- und Tauschanfragen zu reagieren und mit ihren Teams über Einzel-, Gruppen- oder Broadcast-Nachrichten zu kommunizieren. Weitere Funktionen sind Arbeitsberichte und -prognosen, automatische Planung, Vermeidung von Überstunden und Integration mit der Gehaltsabrechnung.

Kommunikation / HR-Anwendungen

Anwendungen für die Mitarbeiterkommunikation stellen sicher, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den Informationen haben, die sie benötigen, um produktiv zu sein. Unternehmen können diese Apps nutzen, um ihre Mitarbeiter sowohl im Außendienst als auch im Büro zu erreichen und sie über das Unternehmensgeschehen auf dem Laufenden zu halten. Die Anwendungen ermöglichen es den Unternehmen, interne Mitteilungen für alle Mitarbeiter zu planen, zu erstellen und zu versenden und die Informationen für bestimmte Mitarbeitergruppen zu personalisieren.

Die Apps fördern auch das Feedback der Mitarbeiter durch Chats, Kommentare und Umfragen und sind häufig in Personalverwaltungssysteme integriert, um Zugang zu Onboarding/Offboarding, Gehaltsabrechnung und anderen Funktionen zu ermöglichen. Diese Tools helfen Unternehmen, das Engagement ihrer Mitarbeiter zu verbessern, indem sie ein Gemeinschaftsgefühl schaffen und den Mitarbeitern das Gefühl geben, mit ihren Kollegen verbunden zu sein.

Hier ein paar Beispiele:

Beekeeper: Bietet Frontline- und Backoffice-Mitarbeitern Zugang zu Schulungen, Schichtplänen, Ein- und Austritten, Gehaltsabrechnungen, Sicherheitschecklisten, Ankündigungen, Anträgen auf bezahlten Urlaub und mehr. Mit Beekeeper können Unternehmen alle Mitarbeiter über Schichten, Abteilungen, Standorte und Sprachen hinweg sofort per Video oder Sprache erreichen. Die Mitarbeiter kommunizieren direkt und tauschen Informationen mit ihren Kollegen per Chat aus. Unternehmen können die Beekeeper App für die Teamkommunikation nutzen, um Mitarbeiterfeedback in Echtzeit zu erhalten.

Blink: Bei dieser App dreht sich alles um einen sozialen Feed, der allen Mitarbeitern, auch denen an der Front, das Gefühl gibt, Teil des Teams ihres Unternehmens zu sein. Unabhängig davon, ob sie sich im Büro oder im Außendienst befinden: Sie alle haben den gleichen Zugang zu Umfragen, Personalinformationen, gemeinsam genutzten Dateien und Unternehmenskalendern. Unternehmen können den Feed nutzen, um Nachrichten, Videos, wichtige Mitteilungen, Dokumente und Schulungsinhalte zu übermitteln. Blink bietet auch eine App für die Personalplanung, ein sicheres Dokumentenmanagement und eine Bibliothek mit Micro-Apps.

LumApps: Die Employee-Experience-Plattform ermöglicht es Unternehmen, die Kommunikation mit ihren Mitarbeitern im Außendienst und im Büro unabhängig von Gerät, Sprache oder Standort zu verbessern und sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter wichtige Unternehmensnachrichten erhält. Funktionen wie ein Onboarding-Portal, ein Employee Dashboard, ein News-Center und Communities fördern die Unternehmenskultur und die Zusammenarbeit, indem sie den Mitarbeitern einfachen Zugang zu den Informationen und Werkzeugen bieten, die sie benötigen, um sich als Teil des Teams zu fühlen. Mitarbeiter können an Projekten teilnehmen, Kollegen folgen und sich über Themen informieren, die für sie wichtig sind.

Lern- und Weiterbildungs-Apps

Diese Apps bieten Schulungs- und Entwicklungsprogramme und -initiativen für Beschäftigte in Branchen wie Bildung, Gesundheitswesen, Hotel- und Gaststättengewerbe, Lebensmitteleinzelhandel und vielen mehr. Die Schulungsprogramme bieten kleine, kontextbezogene Schulungen, die die Mitarbeiter in ihren Arbeitsalltag integrieren können. Mobile-first"-Schulungsprogramme erleichtern den Mitarbeitern den Zugang zu den Schulungen.

Beispiele sind:

eduMe: Mit eduMe, einem mobilen Schulungswerkzeug, können Unternehmen leicht verständliche Lerninhalte erstellen und diese direkt auf die mobilen Geräte ihrer Mitarbeiter übertragen. Mit eduMe können Unternehmen ihre Mitarbeiter schnell einarbeiten und schulen und ihnen anschließend neue Fähigkeiten vermitteln. Die App vermittelt den Mitarbeitern an der Front die Fähigkeiten und das Wissen, das sie benötigen, um erfolgreich zu sein - über Nachrichten, Lerninhalte in kleinen Häppchen, Videos und Umfragen.

Kallidus Learn LMS: Das Lernmanagementsystem von Kallidus vereint Online-, Mobil-, Präsenz- und soziales Lernen in einer einzigen Plattform. Kallidus ist ideal für vielbeschäftigte Außendienstmitarbeiter, da es sie dazu ermutigt, selbstständig zu lernen, wann es ihnen am besten passt. Frontline-Mitarbeiter können über ihre Telefone oder Tablets auf alle Informationen zugreifen, die sie benötigen, um ihre Karriere voranzutreiben und die Kundenerfahrung zu verbessern.

Prodigy EMS: Diese App wurde entwickelt, um Rettungssanitäter durch den Re-Zertifizierungsprozess zu führen. Prodigy EMS bietet auch Kurse für alle Bereiche der Ausbildung, einschließlich der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, jährlicher Schulungen und Auffrischungskurse. Die Plattform umfasst Live- und On-Demand-Schulungen, die von Ausbildern geleitet und durch lernfördernde Materialien ergänzt werden. Mit Prodigy EMS können Unternehmen ihren Mitarbeitern aktuelle Inhalte anbieten, die von erfahrenen Ausbildern aus dem Rettungsdienst anhand von Patientenberichen und echten Patientenvideos vermittelt werden.

Tools für die Remote-Unterstützung durch Experten

Remote-Expert-Guidance-Lösungen sind Kollaborations-Tools, die Industriearbeiter und Außendienstmitarbeiter virtuell mit Fachexperten verbinden, um sie aus der Ferne anzuleiten und zu unterstützen. Diese Anwendungen kombinieren dazu Chat mit Audio, Live-Video, Dateifreigabe und Anmerkungen via Augmented Reality.

Beispielsweise kann ein Experte im Büro über die Kamera eines Smartphones oder Tablets eine Live-Ansicht der Umgebung des Außendienstmitarbeiters und der von ihm durchgeführten Aufgabe sehen. Auf diese Weise kann der Experte den Außendienstmitarbeiter verbal anleiten und ihm gleichzeitig visuelle Hinweise geben, die via AR in das Blickfeld Außendienstmitarbeiters eingeblendet werden und ihm helfen, seine Arbeit sicher und genau auszuführen.

Beispiele sind:

Help Lightning: Diese Augmented-Reality-Software konzentriert sich auf den Remote Support, einschließlich Services, bei denen aus dem Büro per Video zugeschaltete Experten virtuell mit Außendienstmitarbeitern überall auf der Welt zusammenarbeiten. Auf diese Weise können sich Techniker unabhängig von ihrem Standort in Echtzeit über die Situation informieren, was die Effizienz steigert und Missverständnisse reduziert. Darüber hinaus können erfahrene Mitarbeiter neue Außendiensttechniker virtuell in wichtigen Fertigkeiten schulen.

Librestream Onsight Connect: Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Augmented-Reality-Lösung für Außendienstmitarbeiter, die ihnen sofortigen Zugriff auf Inhalte, Personen, Daten und Anleitungen bietet, die sie benötigen, um Probleme vor Ort zu beheben und zu lösen. Onsight Connect ermöglicht den sicheren Austausch von Audio, Live-Video und Telefongesprächen, hochauflösenden Bildern und Texten zwischen Teams - selbst bei begrenzter Bandbreite.

TeamViewer Frontline: TeamViewer Frontline ist eine voll integrierte Augmented-Reality-Anwendung, mit der Unternehmen ihre Mitarbeiter koordinieren, Aufgaben und Geräte zentral verwalten und Probleme in Echtzeit lösen können. Industriearbeiter und Außendienstmitarbeiter erhalten mithilfe von AR-unterstützten Videoanrufen sofortigen Expertenrat aus der Ferne. (mb)

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der US-Schwesterpublikation Computerworld.