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Der Markt der Prozessautomatisierung befindet sich in der Phase der Konvergenz zwischen den verschiedenen Technologien und den unterschiedlichen Einsatzszenarien. Das erfordert neue Maßstäbe bei der Beratung, Umsetzung und dem Betrieb von RPA- sowie Hyperautomation-Lösungen.
Wer langfristig im Wettbewerb bestehen will, muss entsprechend der Geschwindigkeit und Agilität der digitalen Transformation geeignete Automatisierungstechnologien einsetzen, um das nächste Geschäftslevel zu erreichen. Es genügt nicht, initial eine Transformation anzustreben, ohne in Folge das gesamte Potential der Automatisierungsmöglichkeiten auszuschöpfen. Nur so ist es möglich, das Unternehmen operativ am Umfeld auszurichten und dauerhaft die nächste Stufe der Geschäftsebene erreichen. Vor allem für die Automatisierungsspezialisten gilt es, die digitale Transformation neu zu denken und diese neue Denke in die Unternehmen zu tragen.
Konvergenz der Technologie nutzen
Besonders erfolgversprechend ist dabei, das Wissen und die Expertise der Mitarbeiter abteilungs- und systemübergreifend entlang der Arbeitsabläufe zu nutzen und damit einen Mehrwert für interne wie externe Kunden zu schaffen: Der Mix aus hoher Qualität, niedrigeren Kosten sowie dem Wissen und der Erfahrung von motivierten, hybriden Arbeitskräften führt zu einer Dynamisierung des Business und sorgt für ein nachhaltiges Wachstum. Hierdurch lassen sich neue digitale Geschäftsmodelle auf das nächste Level hieven.
So haben Unternehmen in den verschiedenen Fachbereichen unterschiedliche Anforderungen. Während beispielsweise im HR-Bereich das Recruiting oder ein schnelles Onboarding hohen Stellenwert haben, können im Logistikbereich die Resilienz von Lieferketten sowie die Echtzeitinformationen bezüglich des Lieferstatus entscheidend sein. Ja nach (Automatisierungs-)Reifegrad gibt es auch unterschiedliche Fragestellungen, Anforderungen und Ziele. So wollen Unternehmen, die bereits gute Lösungen inhouse oder mit externer Unterstützung entwickelt haben, häufig sofort das nächste Level erreichen. Das kann erzielt werden, indem sie:
ein eigenes Robotic Center of Excellence schaffen,
sich stärker kognitiver Services bedienen oder aber
für fachspezifische Fragestellungen auf externe Automatisierungsdienstleister zurückgreifen.
Ein anderes Beispiel sind dynamische Automatisierungslösungen, etwa, indem das Input-Management mit Hilfe von Document Understanding dafür sorgt, dass die Qualität und der Nutzen des Kundenservice sich verbessert und das Unternehmen schneller und kundenorientiert Lösungen anbieten kann. Viele Unternehmen erkennen aber auch erst jetzt als Follower den Wert von schnell einzusetzenden Automatisierungslösungen mit Quick Wins und überschaubarem Aufwand. Sie haben das Stadium der ersten Proof of Concepts (POCs) überwunden und setzen erstmals interne Prozesse auf, um breitflächig viele Roboterlösungen quer über alle Unternehmensbereiche zu identifizieren. Hierzu bauen sie zunächst ein Backlog sowie eine Pipeline für Automatisierungsideen mit den Fachbereichen auf. Für die Realisierung benötigen sie dann bewährte Factory-Ansätze, also Möglichkeiten, sehr effizient und zielgerichtet Automatisierungslösungen auf Basis bestehender Automatisierungskomponenten zu realisieren.
- Matthias Noch, Atos
"Vor allem im öffentlichen Sektor half eine schnelle Einführung von RPA dabei, Aufgaben im Kontext der Corona-Krise besser zu bewältigen, ohne die IT fundamental zu verändern. Das ist vor allem bei jahrelang gewachsenen Legacy-Systemen ein wichtiger Faktor. Attended RPA ist ein guter Einstieg. Spätestens wenn dann das Thema Lizenzen zur Sprache kommt, folgt der Shift zu Unattended RPA." - Ricardo Ullbrich, Blue Prism
"Speziell die Skalierung von bestehenden Automatisierungen stellt Unternehmen immer noch vor Herausforderungen. Um den Administrationsaufwand so gering möglich zu halten, bietet es sich an, wieder verwendbare Bausteine zu verwenden. So kann die Effizienz maximal gesteigert werden." - Roman Schäfer, Blue Reply
"Aus einer Data-Management-Perspektive ist RPA ein interessantes Werkzeug, weil es einen Paradigmenwechsel ermöglicht: Gerade entstehen immer mehr Projekte, in denen mittels RPA verschlankte ETL-Prozesse realisiert werden. Data Management rückt so näher an die Fachabteilungen heran, wovon das gesamte Unternehmen profitieren kann. Generell entfaltet RPA besonders in Kombination mit anderen Technologien seine Vorteile." - Johannes Weis, Celonis
"RPA ist kein Allheilmittel und dient aktuell in vielen Unternehmen eher als Überbrückung. Die Automatisierung nicht optimaler Prozesse ist nicht zielführend. Der Ansatz unseres Execution Management Systems ist die Optimierung der Prozesse und die anschließende Automatisierung in derselben Plattform." - Kerim Cekel, CGI
"Die Entscheidung pro oder contra RPA darf nicht technologiegetrieben sein, sondern muss prozessgetrieben erfolgen. Die schrittweise Einführung lässt sich gut realisieren. Die Einfachheit von RPA führt zu einem schnellen Verständnis und dadurch zu einer Akzeptanz bei allen involvierten Parteien. Dadurch lässt sich für Unternehmen ein nachhaltiger Erfolg erzielen und die Vorteile von LEAN und Kundenzentrierung zügig wahrnehmen. Dadurch ist RPA relativ leicht zu erklären und kann so langfristig im Unternehmen Fuß fassen." - Jan Wunschick, Lufthansa Industry Solutions
"Corona hat dazu geführt, dass viele analoge Prozesse überhaupt erst digitalisiert wurden. Dadurch wurden überhaupt erst die Voraussetzungen geschaffen, um Automatisierung zu realisieren. Ich beobachte immer wieder organisatorische Konstellationen, in denen ein Center of Excellence nicht funktionieren würde – zum Beispiel, wenn es zu spezifisch für einen Bereich wie RPA definiert wurde: Wenn Sie selbst ein Hammer sind, dann wird jedes Problem zum Nagel. Sinnvoller wäre es, ein COE für das gesamte Thema Automatisierung aufzubauen statt für das „Nischenthema“ RPA." - Stephan Leininger, Microsoft
"Bei der Automatisierung von Prozessen dominieren vor allem Low- bzw. No-Code-Anwendungen. Außerdem ist Schnelligkeit oft wichtiger als Komplexität. Durch den einfachen Aufbau lassen sich die Fachbereiche von Anfang an eng in die Prozesse einbinden. RPA ist alles andere als ein Allheilmittel: Es gibt einige isolierte Bereiche, in denen der Einsatz sinnvoll ist und auf die sich Unternehmen fokussieren sollten." - Gerrit de Veer, Signavio
"Ist Automatisierung zu oft ein Selbstzweck oder sorgt man dadurch wirklich für spürbare Verbesserungen? Diese Frage muss man bei der Einführung von RPA immer stellen. Am Ende zählt nur der Prozess. Der Kunde interessiert sich nur dafür, ob ein Problem gelöst wurde und nicht, wie viele Agents dabei beteiligt waren." - Julian Beckers, Weissenberg Group
"Mit Blick auf den Reifegrad muss man konstatieren, dass es abseits der Dax-30-Unternehmen noch deutlichen Nachholbedarf gibt. Das liegt auch daran, dass „der Mittelstand“ mit all seinen Besonderheiten ein typisch deutsches Phänomen ist, das in den Sales Workshops der großen US-Anbieter nicht auftaucht. Hieraus erwächst der Auftrag, sich als Hersteller besser mit den Spezifika dieser Unternehmensklasse auseinanderzusetzen. Bots werden von vielen leider zu oft als Mittel gesehen, um kurzfristig ihre IT-Karriere zu pushen. Wer an langfristigen Verbesserungen interessiert ist, wählt andere Ansätze." - Annette Maier, UiPath
"Mehr als die Hälfte der Unternehmen in Deutschland stuft RPA bereits als Schlüsseltechnologie ein . Vor allem ihre Mitarbeiter erkennen inzwischen die Vorteile und Möglichkeiten, die diese Technologie mit sich bringt; sie sehen in ihr nicht länger eine Gefahr für ihren Arbeitsplatz. RPA beziehungsweise Automatisierung ist einer der Treiber der Digitalen Transformation und bringt diese erst richtig in Fahrt. Denn Software-Roboter helfen Unternehmen dabei sich schneller und intelligenter anzupassen, ihre Produktivität zu steigern und kreativer zu arbeiten. Zwar wird diese Technologie einige Berufsbilder langfristig verändern, allerdings stehen dem bereits jetzt viele spannende Zukunftsberufe gegenüber – vom RPA-Entwickler über alle möglichen CoE-Rollen bis hin zum Chief Automation Officer."
Automation Service Center senkt Automatisierungskosten
Unternehmen mit hohem Kostendruck und herausfordernden Wachstumsfeldern wiederum setzen bevorzugt auf Factory-Ansätze im Rahmen von internen oder externen Automation Service Centers. Diese eröffnen ihnen die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren, ohne die üblichen Fixkosten für teure Infrastruktur, Vorablizenzkosten und hohe Beratungskosten für Implementierungen investieren zu müssen. Bei einer Umsetzung als RPA-as-a-Service (RPAaaS) können Unternehmen auf eine ganze Bibliothek von nahezu universell nutzbaren Automatisierungslösungen zugreifen. Diese sind so konzipiert, dass sie mit gängigen Plattformen und Anwendungen auf einer weitgehenden standardisierten Art und Weise interagieren.
Eine andere Option ist, das Wissen über die Baupläne und Vorgehensweisen von der Entwicklung spezieller Bots im Automation Service Center zu perfektionieren. Im Anschluss können sie dann in kürzester Zeit eine Vielzahl von hoch automatisierten Lösungen erstellen - sie müssen dazu nur kleine Anpassungen an den vorgefertigten, praxiserprobten Bots vornehmen.
Skalierung ohne Performance-Engpässe
Diese Möglichkeit erspart Unternehmen den Aufwand für die Konzeption, Entwicklung und Infrastruktur-Planung ihrer Automatisierungsprojekte. Stattdessen profitieren sie von einer schnelleren Bereitstellung und der Administration von Automatisierungslösungen durch das Automation Center: Da die Lösungen bereits gründlich getestet wurden, können sie sofort und ohne Ausfallzeiten den Automatisierungsschalter umlegen und zahlen dabei nur für die tatsächlich benötigten Ressourcen und den entsprechenden Zeitraum.
Ein anderer Pluspunkt: Da Automation Service Center stets auf dem neuesten Stand der Technologie sind, brauchen sich Unternehmen, die Automatisierungsinitiativen zur Skalierung oder zum Aufbau von Bots starten, keine Gedanken um den Innovationsgrad ihrer Bots und die Kosten für teure technologische Updates zu machen. Dank der verschiedenen Service-Funktionen unterstützten Automation Center Unternehmen in jeder Phase ihres Bot-Einsatzes, angefangen von der Prozessaufnahme und der schnellen Entwicklung über das Deployment bis zum Monitoring der Bots.
Cloud Automation auf dem Vormarsch
Wesentlicher Baustein einer solchen Automatisierungsstrategie sind dabei Cloud-Technologien, da sie eine fast beliebige Skalierung quasi in Echtzeit rund um den Globus ermöglichen. Einer aktuellen Untersuchung von Camunda zufolge verwenden mittlerweile knapp 60 Prozent der Unternehmen für die verschiedenen Komponenten der Prozessautomatisierung eine hybride Infrastruktur (Private Cloud, Public Cloud, On-Premises). Außerdem würden immer mehr Unternehmen - Tendenz weiter steigend - die Vorteile von Cloud-Implementierungen im Allgemeinen erkennen. Diese ermöglichen es ihnen, Komplexität zu verringern und Prozesse über Legacy-Technologien hinweg zu orchestrieren.
Eine besondere Rolle nehmen dabei sogenannte iPaaS (Integration Platform as a Service)-Plattformen ein. Sie werden von Unternehmen dazu genutzt, um mittels gebrauchsfertiger und erweiterbarer Software-Komponenten Anwendungen und Workflows in ihrer Cloud zu automatisieren und zu skalieren. Viele Experten sehen iPaaS deshalb als einen Game Changer im Bereich Cloud Computing und Process Automation an. Denn iPaaS ermöglicht es, Daten und Anwendungen zu verbinden und Prozesse nicht nur abzubilden, sondern auch zu modellieren und komplexe Arbeitsabläufe zu automatisieren.
Die IT hat den Hut auf
In der Regel wird die Automatisierung repetitiver Prozesse von betriebswirtschaftlichen Aspekten der Fachabteilungen getrieben. Aber hinter jeder Prozessautomatisierung steckt mehr als bloß die Verknüpfung von Arbeitsabläufen. Einerseits kennt die Fachabteilung ihre Prozesse sehr gut und sitzt auf dem Budget für die Automatisierung, andererseits kennt die IT die bestehenden IT-Systeme am besten. Neben Infrastrukturfragen verfügt die IT-Abteilung über die Expertise, Methoden und Modelle, um eine Technologie unternehmensweit im "Factory Approach" erfolgreich zu betreiben und zu skalieren. Eine fachlich, technisch gut umgesetzte Automatisierung erfordert daher neben dem Know-how und den finanziellen Mitteln der jeweiligen Fachabteilungen vor allem ein IT-Management mit vertieftem Know-how und Fähigkeiten in den Bereichen Implementierung, Wartung und Monitoring.
Deshalb fällt dem IT-Management in Automatisierungsprojekten eine zentrale, wenn nicht die führende Rolle zu. Nicht zuletzt ist diese Rollenverteilung auch sinnvoll, um eine Schatten-IT zu vermeiden, die im Zuge der Low Code/No Code-Entwicklungstools durch sogenannte Citizen Developer schnell entsteht. So bieten No-Code-Lösungen Geschäftsanwendern in Unternehmen eine Möglichkeit, die Technologie der Prozessautomatisierung selbstständig zu nutzen und davon ganz ohne Programmierung zu profitieren. Die wachsende Zahl der Citizen Developer und die steigende Zahl von RPA-Projekten und Bots stellen aber auch ein Problem dar, da es schnell zum Automatisierungswildwuchs kommt. Derartige Projekte sind selten nachhaltig und bringen Probleme in Bezug auf Governance, Compliance und Skalierbarkeit der Prozessautomatisierung mit sich. (mb)