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Wer ein Unternehmen gründet, merkt schnell, dass man sich nicht teilen kann. An allen Ecken lauern Baustellen. Manche hat man bei der Gründung gar nicht auf dem Schirm. Rechnungen, Buchhaltung, Steuern, Terminabstimmungen - all das sind Zeitfresser, die Gründer und Freelancer von Aufgaben auf der To-do-Liste ablenken, die wirklich wichtig sind.
Glücklicherweise gibt es heute sinnvolle Apps, die Unternehmer repetitive und zeitintensive Aufgaben abnehmen - und viele Zeitfresser haben nur bedingt etwas mit der Arbeit zu tun. Rechnungen, Terminabstimmung, schlecht organisierte Meetings oder lange Reisen: Das alles sind Energieräuber. Doch aufgepasst: Viele Anwendungen versprechen zwar Entlastung, schaffen dann aber leider nur weitere Baustellen.
10 Produktivitätstools für Freelancer
Wir haben genauer hingesehen und präsentieren Ihnen acht Apps, die Freiberuflern wirklich Zeit sparen.
Kaum etwas frisst im Unternehmensalltag mehr Zeit als die Finanzen. Dabei können Gründer oder Freiberufler schon früh Prozesse so optimieren und automatisieren, dass mehr Energie für das eigentliche Geschäft bleibt. Mit dem Geschäftskonto von Qonto lassen sich Ausgaben einfach steuern und Rechnungen von Mitarbeitenden direkt aus E-Mails "einsammeln". Ganz automatisch landen Quittungen und Belege vollständig digitalisiert dort, wo sie sein sollten.
Die Rolle von Design hat sich in den letzten zehn Jahren verändert. Das zeigt sich vor allem darin, dass Gründer dieses Thema verstärkt in-house abdecken und in den Aufbau interner Teams investieren. Denn gutes Design entscheidet über den Erfolg eines Unternehmens - und zwar nicht nur bei globalen Tech-Giganten: jedes Unternehmen muss dieses Thema priorisieren. Figma ermöglicht eine kollaborative Zusammenarbeit für Teams, die gemeinsam Produkte entwickeln, und vereinfacht den gesamten Gestaltungsprozess: Das endlose Hin- und Herschicken mehrerer Versionen gehört somit der Vergangenheit an. Mit Figma können alle Mitarbeiter gleichzeitig an Designs arbeiten und unmittelbare Rückmeldungen geben. Das Ergebnis: eine effizientere Feedbackkultur und bessere Produkte.
Nichts ist schlimmer, als eine großartige Idee, die verloren geht. Ein schneller Gedanke, ein To-Do auf der Liste oder ein kurzer Reminder: Evernote ist eine Hilfe, wenn es darum geht, Gedanken festzuhalten und diese auch wieder zu finden. Praktische Features wie der Web Clipper oder die Einstellung einer Erinnerung inklusive Synchronisation mit Google Calendar machen das Produktivitäts-Tool zum treuen Begleiter für neue Business-Ideen, Brainstormings und To-Dos für den Rest der Woche.
Der Arbeitsalltag junger Startups ist von Formularen, Verträgen und Rechnungen geprägt. Diese zu unterschreiben kostet Zeit, die anderswo zweifellos besser aufgehoben wäre. Hinzu kommt: Der Austausch gedruckter Dokumente zur Unterzeichnung dauert lange und findet postalisch statt. E-Signatur-Lösungen mit starkem Datenschutz digitalisieren diesen Prozess: Mit nur ein paar Klicks können Unternehmen, Kunden und Mitarbeiter Verträge und andere Dokumente digital verifizieren und signieren - jederzeit, überall und fälschungssicher.
Von Zoom-Fatigue geplagte Teams finden Abhilfe in Conceptboard: Mit dem Visual Collaboration Tool können Online-Meetings auf einem virtuellen Whiteboard besser strukturiert und lebendiger gestaltet werden. Weitere Vorteile zum analogen Vorgänger: Teams können nicht nur ortsunabhängig gemeinsam an Projekten arbeiten, sondern auch jederzeit wieder auf das Board zugreifen und es bearbeiten. Mit dem History-Mode sind Abläufe im Projekt für alle transparent nachvollziehbar. Dass jeder parallel Inhalte hinzufügen kann und dazu keiner aufstehen muss, senkt außerdem für viele die Hemmschwelle, Ideen mit einzubringen und sorgt so für mehr Beteiligung im Meeting.
Steuern, Finanzen, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Einkauf und Verkauf - das sind alles nicht die abwechslungsreichsten Tätigkeiten, die Gründer und Freelancer freudestrahlend erledigen. WISO MeinBüro ist eine allumfassende Bürosoftware, die all das verbindet und möglichst einfach aufbereitet. Die Software bietet eine Plattform zum Schreiben rechtssicherer Rechnungen, Anbindung von Online-Banking und die Erledigung steuerlicher Pflichten bis hin zur Verwaltung von Kunden- und Produktdaten.
Statt Hausmittel gegen Stress zu googeln oder in der Telefonwarteschleife für den nächsten Arzttermin zu hängen, können Gründer.innen und Freiberufler.innen mit dem Doktor-on-Demand-Angebot von Doktor.de schnell und direkt mit einer einer Ärztin oder einem Arzt sprechen. Nach einer symptomorientierten Anamnese per App treten sie direkt in das digitale Wartezimmer ein und werden innerhalb von 30 Minuten zurückgerufen. Das ist in arbeitsintensiven Zeiten sehr effizient, weil ein Termin und eine persönliche Anreise nicht erforderlich sind.
Einen gemeinsamen Termin finden ist gerade für größere Gruppen eine lästige Herausforderung. Die SaaS-Lösung TIMIFY macht die Planung so einfach wie möglich. Ob virtuelle, hybride oder Präsenz-Meetings, Schulungen und Events: mit wenigen Klicks sind Zeit, Mitarbeitende und erforderliche Ressourcen (zum Beispiel ein Meeting-Raum) zugeteilt. Die Lösung lässt sich mit jeglichen Kalendersystemen integrieren. Besonders profitieren Unternehmen mit Kundengeschäft von TIMIFY: Für jedes Geschäftsmodell kann der passende Buchungsprozess erstellt werden, sodass Kunden Termine selbst online buchen können.
Früher hat man Prototypen von Berlin nach Frankfurt und zurück getragen, heute gibt es digitale Showrooms. Ohne spezielle Technik oder Vorkenntnisse können Gründer mit rooom in individuellen, digitalen Showrooms Investoren und andere Stakeholder herumführen, um ihnen neue Produkte zu präsentieren. Gemeinsame Besichtigungen oder Produktdemonstrationen sind somit deutlich schneller und einfacher möglich und ersparen zeitaufwendige Reisen - trotzdem können Businessideen präsentiert werden.
Das Tool transkribiert verbale Kommunikation, fasst sie zusammen und speichert die Informationen in einer organisationsweiten Gesprächsdatenbank. So entsteht ein smartes Wissensarchiv für gesprochene Kommunikation, das bei strategischen Entscheidungen unterstützt und Silos aufbricht. Damit wird die Frage "Wer schreibt gleich im Meeting mit?" überflüssig und verbale Informationen können ohne Informationsverlust gespeichert und verfügbar gemacht werden. Das Besondere: Tucan.ai erkennt sogar Dialekte, individuelle Spracheigenschaften und lernt organisationsinterne (Fach-)begriffe.