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Es führt kein Weg daran vorbei: Manche Themen müssen im Unternehmen in größerer Runde besprochen werden. Leider, ächzen viele beim bloßen Gedanken daran. Der Widerwillen nimmt ab, wenn Meetings nicht länger als nötig dauern, erkennbare Resultate bringen und gut organisiert sind. Auf fünf Dinge sollte achten, wer zum Meeting trommelt.
1. Vor dem Meeting: Bereiten Sie eine klare Agenda samt kurzen Erläuterungen zu den einzelnen Punkten vor. Schicken Sie diese zusammen mit eventuell benötigten Materialien (Berichte, Slides) frühzeitig an Ihre Kollegen. Dies zeugt nicht nur von gutem Stil, sondern erhöht auch die Chancen, dass Ihr Meeting ein Ergebnis hat und nicht in einer langwierigen und heillosen Debatte endet.
2. Am Tag des Meetings: Gehen Sie frühzeitig zum Besprechungsraum und prüfen Sie, ob beispielsweise die Technik funktioniert, was oft eben nicht der Fall ist. Während der Besprechung sollten Sie sich eng an die Agenda halten und auf die Zeit achten. Lassen Sie den Dingen stattdessen ihren Lauf, weil ein Kollege an dem Tag unbedingt noch andere Dinge erzählen will, könnte es Ihnen passieren, dass das Treffen am Ende als Zeitverschwendung ohne Ergebnis bewertet wird und Ihre ganze Vorbereitung umsonst war.
- Meetings sind wie Eisberge
Auch wenn es um ein Sachthema (= Spitze des Eisbergs) geht, entscheidet die emotionale Kommunktion über Erfolg und Misserfolg einer Sitzung. Und letztere ist leider nicht sichtbar, ebenso wie der größte Teil des Eisbergs. - 1. Lichten Sie Ihre Agenda ...
... sonst sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche und halten Sie sich an eine Struktur: Begrüßung und Vorstellung; Themenblock; Zusammenfassung; weiteres Vorgehen. - 2. Bringen Sie alle an einen Tisch ...
... sonst fühlen sich einige übergangen. Bei schwierigen Themen bieten sich Vorgespräche an. - 3. Videokonferenzen ...
... sparen Zeit und Geld. Sie eignen sich für Routine-Meetings. Bei Kick-offs oder Krisengesprächen ist der persönliche Kontakt dagegen ein Muss. - 4. Der Zeitpunkt eines Meetings ...
... ist schon die halbe Miete. Wer ausschweifende Sitzungen vermeiden will, setzt sie vor der Mittagspause oder dann an, wenn der Berufsverkehr schon einsetzt. - 5. Die Einladung ...
...ist die erste Möglichkeit mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten. Dabei zeigen schon kleine Gesten grosse Wirkung: kann ein Parkplatz angeboten werden, gibt es gerade örtliche Besonderheiten bei der Anreise zu beachten. - 6. Begrüßen Sie die Teilnehmer ...
... nicht erst im Sitzungsraum, sondern schon am Empfang. - 7. Eine kleine Aufmerksamkeit aus der Teeküche ...
... erfreut besonders die weiter angereisten Teilnehmer der Besprechung. - 8. Flipchart statt Powerpoint
Eine gemeinsam entwickelte Skizze am Flipchart fördert das offene Gesprächsklima und bringt oft mehr als eine vorgefertigte Präsentation, weil sich die Teilnehmer aktiv einbringen können. - 9. Erfahrene Moderatoren ...
... fassen die Ergebnisse am Ende des Besprechungspunktes zusammen und haken noch einmal nach, ob es Einwände gibt. - 10. Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
Zu Ergebnissen kommen, ist die eine Sache. Die andere ist aber, die Ergebnisse auch umzusetzen beziehungsweise die Ziele zu verfolgen, und zwar möglichst zeitnah zur Besprechung.
3. Sie sind auch nur ein Mensch: Eine gute Führungskraft zeichnet sich durch ihre Persönlichkeit nicht durch ihr Autorität aus. Sie sollten daher während des Meetings nicht einfach ihre Agenda abspulen, sondern darauf achten, dass sich die Teilnehmer untereinander verständigen. Dazu gehört es auch, Kollegen zu animieren, eigene Ideen und Vorschläge zu einem Diskussionspunkt näher zu erläutern. Dies hilft verhindern, dass Teilnehmer die Themen einfach nur abnicken, statt Beschlüsse mitzutragen und zu leben Auch wenn Sie der Chef sind, sollten Sie nicht vergessen, auch einmal zuzuhören. Ebenso sollten Sie einen höflichen und freundlichen Umgang pflegen.
4. Zeitverschwender stoppen: Sollte jemand in der Runde abschweifen, müssen Sie ihn wieder an das eigentliche Thema erinnern. Sie sollten ihn aber nicht vor versammelter Mannschaft zum Schweigen verurteilen, sondern freundlich aber bestimmt durch Formulierungen bremsen wie "Danke für den Hinweis, aber lassen Sie uns jetzt mit der Agenda fortfahren". Liegt gar Streit in der Luft, sollten Sie alles daran setzen, dasst es wieder ausschließlich um sachliche Fragen geht, sprich: Sie müssen den besagten Personen klarmachen, dass in diesem Augenblick nur das heutige Thema und der Anlass der Sitzung interessieren.
Zusammenfassung verhindert nachträgliche E-Mails
5. Ende der Versammlung: So pünktlich wie das Meeting begonnen hat, sollte es auch enden. Behalten Sie die Uhr im Blick und reservieren Sie sich etwas Zeit für eine kurze Zusammenfassung. Diese ist wichtig, damit für alle Beteiligten klar ist, was besprochen und vereinbart wurde. Das Letzte, was Sie wollen, sind nämlich E-Mails nach dem Meeting, in denen Ihre Kollegen noch einmal den Inhalt und Anlass des Treffens erklärt bekommen möchten.