"Du hattest Glück, gestern ging unsere Bereichsleiterbesprechung nur bis 22 Uhr. Die Male zuvor war es fast Mitternacht.", berichtet mir eine Führungskraft eines Unternehmens. Ich hatte als Berater diese Besprechung beobachtet und ab 18 Uhr daran teilgenommen.

Dabei sah anfangs alles ganz gut aus: Es gab eine Agenda, es wurde ein Schriftführer bestimmt, es gab sogar einen Moderator. Doch schon nach wenigen Minuten kamen während des ersten Agendapunkts zwar sehr gute, aber gar nicht zum Thema passende zusätzliche Diskussionen auf. Dann wurden Themen, die laut Agenda erst später kommen sollten, schon früher angesprochen und erörtert. Der Versuch, diese Diskussionen mit einem "Dazu kommen wir später noch" zu verschieben, scheiterte. Auch wurde teilweise in tiefste Details abgetaucht, während andere Themen nur oberflächlich berührt wurden.

Vor allem war oft unklar, ob jetzt eigentlich eine Entscheidung getroffen wurde oder nicht. Hatte jemand eine Aufgabe bekommen? Das blieb undefiniert. Und wenn, dann war offen, was von demjenigen denn ganz konkret erwartet würde.

Der Rahmen stimmt und trotzdem wird das Meeting zur Laberrunde

Irgendwie war jeder unzufrieden über den Ablauf. Aber man freute sich darüber, die Kollegen einmal im Monat wieder zu sehen. Schließlich sind die Bereichsleiter ansonsten immer an unterschiedlichen Standorten im Einsatz und treffen sich außerhalb dieses monatlichen Meetings kaum. Der gesellige Teil war ein Erfolg, nur das Meeting selbst war nicht effektiv.

Jeder meckerte, aber keiner übernahm die Initiative etwas am Ablauf des Meetings zu verändern oder selbst so diszipliniert zu agieren, damit die Agenda auch eingehalten werden konnte. Es fehlte an einem ganz konkreten Feedback aller Beteiligten und einem Treiber, um gemeinsam eine bessere Lösung zu finden.

Kennen Sie solche Besprechungen? "Ausschließlich", sagen Sie? Oh je, Sie sind arm dran.

Der Alleinunterhalter kann sich selbst nicht beobachten

Szenenwechsel: Bei einem anderen Kunden ging die Besprechung von 9 - 16 Uhr. Und zu 95 Prozent sprach der Bereichsleiter, während seine Abteilungsleiter zuhörten. Auf der Rückfahrt nach dieser Besprechung fragte mich der Bereichsleiter im Auto, was ich von der Sitzung halten würde, und redete dann noch 20 Minuten weiter. Irgendwann fiel ihm auf, dass ich ja noch gar keine Antwort gegeben hatte und so unterbrach er seinen Redefluß.

"Schön, dass ich auch etwas sagen darf.", war meine Antwort. Mehr war nicht notwendig.

Es fiel ihm wie Schuppen von den Augen und ihm wurde klar, warum diese Sitzungen für ihn immer so anstrengend waren. Und warum er so unzufrieden mit seinen Abteilungsleitern war, die er als inaktiv empfand. Er erkannte, dass er sie dazu erzogen hatte, weil er immer alles selbst machte. Der Rest der Autofahrt wurde zu einem Dialog, in dem die Lösung entstand.

Was war die Lösung für ein effektives Meeting?

1. Es galt herauszufinden, was den Teilnehmern in dieser Besprechung wirklich wichtig ist. Es ging nämlich nicht nur darum, dass der Bereichsleiter sieben Stunden lang Informationen verkündet.

2. Anschließend wurden alle Inhalte eliminiert, die man auch per E-Mail kommunizieren konnte und zu denen dann in der Sitzung nur noch Fragen diskutiert wurden - falls es welche gab.

3. Die Sitzung wurde zu einer Gemeinschaftsaufgabe, indem einzelne Inhaltsbestandteile an die Teilnehmer übergeben wurden, anstatt alles durch den Bereichsleiter vorkauen zu lassen.

Aus Sitzungsteilnehmern Beteiligte machen

Das Ergebnis war schon auf der nächsten Sitzung zu sehen und spüren:

1. Eine wesentlich produktivere Arbeitsatmosphäre, bei der klare Ergebnisse erzielt werden.

2. Jeder Teilnehmer trägt aktiv für 20 Minuten ein Thema vor, wodurch erheblich mehr Interaktivität entsteht. Und auf die Einhaltung der Zeitvorgaben achten alle Teilnehmer, nicht nur der Bereichsleiter.

3. Der Bereichsleiter erkennt, welche Potentiale in seinen Mitarbeitern stecken, kann Ideen aufnehmen und deutlich aufmerksamer durch den Tag leiten.

4. Die Abteilungsleiter kommen gut vorbereitet in den Termin und tragen ihre Inhalte vor. Sie haben erkannt, dass diese Besprechung zu ihrem eigenen Nutzen ist, also sorgen sie auch dafür, dass die Zeit sinnvoll verwendet wird. Sie haben sogar schon Ideen dabei, was sie auf der übernächsten Sitzung vortragen wollen.

5. Es wurde von allen auf absolute Disziplin geachtet. Und dennoch wird auch gelacht - sogar mehr als früher. Aber es gibt keine abschweifenden Diskussionen und kein Abweichen von der Agenda mehr. Weil alle darauf achten. Nur dann funktioniert es!

Wie kommen Sie zum perfekten Team-Meeting?

Anstatt Vermutungen darüber anzustellen, was an Ihrer Besprechung gut oder verbesserungswürdig ist, was der Inhalt und wer die Teilnehmer sein sollten, führen Sie eine einfache Abfrage unter allen Teilnehmern durch. Am besten senden Sie direkt im Anschluss an Ihren nächsten Termin einen Link mit der Bitte um Feedback an die Teilnehmer. Haken Sie nach, falls zu wenig Antworten kommen.

Ich nutze für eine solche Abfrage immer Google Forms, denn die Formulare sind kinderleicht zu erstellen, anzupassen und die Ergebnisse beliebig exportierbar. Ein Beispiel für ein solches Feedback-Formular auf Google zu Ihrem Team-Meeting finden Sie hier: https://goo.gl/forms/a30MRHZ0V8559bZj1

Alternativ gibt es das Besprechungs-Feedback-Formular hier auch als PDF: https://www.targetter.de/checklisten/feedback-formular-fuer-effektive-meetings-und-besprechungen/

Das Wichtigste bei einem solchen Feedback-Formular

1. Maximal 5 Fragen, sonst macht keiner mit, weil es (scheinbar) zu viel Zeit kostet.

2. Ein oder zwei Fragen, bei der Sie eine Einschätzung abfragen. Nutzen Sie dafür eine Skala von 1 - 5 oder 1 - 10, wobei der höchste Wert immer für das Optimum steht.

3. Weitere drei bis vier konkrete Fragen bzgl. Verbesserungen, Erwartungen und Wünschen.

4. Eine der Fragen muss darauf abzielen, den Befragten zu einem Beteiligten zu machen ("Was können Sie tun…").

Und wenn Sie danach feststellen sollten, dass Inhalte "abgewählt" wurden, die Sie persönlich als unglaublich wichtig angesehen haben, dann bedeutet das entweder, dass Sie die Art der Vermittlung drastisch verändern müssen, oder dass das Thema niemand anderen interessiert. Dann lassen Sie es weg.

Das Aufsetzen des Formulars kostet Sie nicht mehr als fünf Minuten. Das Ergebnis kann Ihnen Stunden einsparen und vor allem die Motivation und Produktivität Ihrer Mitarbeiter dramatisch verbessern.

Blicken wir noch zum ersten Beispiel zurück: Die Umfrage der dortigen Teilnehmer ergab, dass fast alle die Effektivität nur mittelmäßig beurteilten. Und alle gaben zu, dass sie selbst etwas dazu beitragen könnten, diese Effektivität zu steigern. Es gab konkrete Vorschläge zur Verbesserung, die im nächsten Meeting umgesetzt wurden.

Feedback muss Routine sein - auch bei Besprechungen

Probieren Sie es aus. Aber nicht nur einmal, sondern machen Sie die Bewertung von Besprechungen durch Feedback-Abfragen zur Routine.

So und jetzt kopieren Sie am besten mein Google-Formular (https://goo.gl/forms/a30MRHZ0V8559bZj1), passen es gegebenfalls an und senden Sie es nach der nächsten Besprechung an Ihre Teilnehmer. Und nach der nächsten. Und der nächsten …