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Der Erfolg von Projekten hängt meistens vom Umgang mit den Beteiligten ab. Dieses sogenannte Stakeholder-Management birgt jedoch einige Risiken. Entwickelt ein Unternehmen eine Stakeholder-Managementstrategie, sollten einige Punkte beachtet werden.
Definition: Stakeholder-Management
Stakeholder-Management ist ein Prozess innerhalb des Projektmanagements. Darin tritt der Projektmanager mit allen in Kontakt, die entweder am Projekt beteilgt sind oder für die sich dadurch etwas verändert. Das können Einzelpersonen, Teams, funktionellen Gruppen, Interne und Externe sein. Bei einem Digital-Marketing-Projekt sind das zum Beispiel der Projektsponsor, die Marketingabteilung, Kunden, SEO-Spezialisten und externe Softwareanbieter.
Der Begriff "Management" darf in diesem Zusammenhang jedoch nicht zu eng verstanden werden. Stakeholder-Management bedeutet, die Beteiligten zu lenken und zu beeinflussen, mit ihnen zu kommunizieren oder die Rolle eines Mentors zu übernenhmen.
Wenn das gelingt, profitiert das Unternehmen in dreifacher Hinsicht: Erstens versteht jeder Stakeholder, was von ihm erwartet wird und worin seine Aufgaben liegen. Zweitens kann der Stakeholder - der ja auch noch in sein Tagesgeschäft eingebunden ist - besser argumentieren, warum er Zeit für dieses Vorhaben aufwendet. Das reduziert drittens Konflikte und Risiken, denn die gemeinsamen Ziele sind allen Beteiligten deutlicher.
Vier Schritte zur Stakeholder-Management-Strategie
Eine Stakeholder-Managementstrategie zu entwickeln erfordert meist vier Schritte:
Die Projekt-Beteiligten identifizieren: Zunächst sollte analysiert werden, wer von dem Projekt betroffen und wer involviert sein wird. Ein Register dokumentiert diese Analyse mit Namen, gegenwärtiger Rolle, Rolle im Projekt, Kontaktdaten und Gewichtung für den Projekterfolg.
Die Rolle jedes Stakeholders erkennen und dokumentieren: Im Idealfall trifft der Projektmanager jeden Stakeholder persönlich. Ziel ist, ein Bild von dessen Engagement und seinem Auftreten innerhalb des Projekts zu bekommen. Manche Stakeholder beeinflussen andere Beteiligte mehr, manche weniger. Solche Einschätzungen ergänzen die Informationen aus dem Register.
Die Stakeholder priorisieren: Je nach Eigeninteresse und Wirkungsgrad für das Projekt haben die Stakeholder für den Manager unterschiedliche Priorität. So kommt manchen eine Schlüsselrolle zu. Sie haben selbst Interesse an dem Projekt und können viel Einfluss auf Projektsponsoren und Business-Entscheider geltend machen. In der zweiten Reihe stehen die, die wenig Eigeninteresse haben, aber für das Ergebnis des Projekts wichtig sind. Außerdem gibt es Teilnehmer, die eher als Unterstützer und Mentoren agieren. Die geringste Priorität kommt Stakeholdern zu, die nur gelegentlich eingebunden sind. Typischerweise arbeiten sie in Abteilungen, die nur mittelbar vom Projekterfolg betroffen sind.
Einen Kommunikationsplan erstellen: Erfolgreiches Stakeholder-Management setzt viel Kommunikation voraus. Projektmanager müssen daher einen Plan erstellen, mit wem sie wann und wie kommunizieren. Diese Kommunikation muss immer dokumentiert werden. Der Plan umfasst eine Beschreibung des Kommunikationstyps, der Häufigkeit, des Formats (Mail, Telefon, persönliches Gespräch), Teilnehmer, Ergebnisse und den Owner jeder Kommunikation.
Drei bewährte Best Practices
Über einen solchen Plan hinaus haben sich einige Best Practices für das Stakeholder-Management bewährt:
Transparenz: Jeder Projekt-Manager muss Transparenz herstellen. Nur so gewinnt er Vertrauen und Einsatzbereitschaft der Stakeholder.
Klarheit: Wer ein Projekt leitet, muss klar kommunizieren und sicherstellen, dass jeder über Aufgaben und Ziele des Projekts informiert ist. Damit hält er alle Beteiligten bei der Stange.
Alle einbeziehen: Teams arbeiten immer stärker verteilt. Umso wichtiger ist es, alle Beteiligten einzubeziehen. Inklusivität gilt dabei für unterschiedliche Standpunkte, Erfahrungen, Geschlechter und andere Faktoren. Alle müssen fair behandelt werden.