Haben Sie sich jemals gefragt, warum Hochzeitsplaner so viel Geld verlangen können? Der Grund liegt in der Komplexität der Aufgabe: Es gilt die unterschiedlichsten Bausteine zu organisieren und viele potenzielle Fehlerquellen zu vermeiden. Viele große Unternehmensprojekte ähneln in ihrem Komplexitätsgrad einer Hochzeit: Auch sie bestehen aus zahlreichen Aufgaben mit vielen potenziellen Schwachstellen und enthalten oft Abhängigkeitsbeziehungen, die so kompliziert sind, dass ein kleines Detail das gesamte Vorhaben zum Scheitern bringen oder verzögern kann - mit katastrophalen Folgen.

Projektmanager haben sich schon immer auf Hilfsmittel verlassen, um Projektteams zusammenzuhalten, den Überblick zu wahren und Fortschritte zu überwachen. In der Vergangenheit waren das Spreadsheets, Schautafeln und sogar maßstabsgetreue Modelle. Heutzutage läuft das digital. Projektmanagement-Software bietet heute eine breite Palette an Tools, wobei die verschiedenen Werkzeuge mehr oder weniger gut für unterschiedliche Aufgaben geeignet sind. Manager großer Projekte verlassen sich oft auf Microsoft Project, aber diese Option steht Anwendern mit Apple-basierter Unternehmenstechnologie nicht ohne weiteres zur Verfügung.

Im Folgenden stellen wir Ihnen drei Mac- und iPhone-freundliche Alternativen für Projektmanagement und Collaboration vor, die die wesentlichen Funktionen von Microsoft Project bieten.

MeisterTask

MeisterTask wurde erstmals im Jahr 2015 veröffentlicht und ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software, die auf drei primären Interfaces basiert: Dashboard, Projekte und Aufgaben. Das 2006 in Deutschland gegründete Softwareunternehmen Meister hat MeisterTask als europäische Alternative zu Trello in Stellung gebracht, die dem Hersteller zufolge vollständig DSGVO-konform ist.

MeisterTask bietet eine Reihe von Ansichten, darunter sowohl Gantt-/Timeline-Ansichten als auch Kanban-Boards, die dabei helfen, den Fortschritt eines Projekts in einem eingängigen visuellen Stil zu verfolgen. Die Tafeln sind anpassbar, so dass Sie die Art der Projektdurchführung an der Arbeitsweise Ihrer Teams ausrichten können. Tasks werden mit Hilfe von Karten verwaltet (zum Beispiel "Offen", "In Bearbeitung" und "Erledigt"), die über Spalten auf der Projekttafel verschoben werden können. Sie fügen neue Projekte hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche "+" tippen und sich dann durch zahlreiche Einrichtungsoptionen arbeiten. MeisterTask unterstützt eine unbegrenzte Anzahl von Projekten, Aufgaben und Beteiligten und verfügt über ein Benachrichtigungssystem.

Darüber hinaus bietet das Tool auch folgende leistungsfähige Features: Die Aufgabenautomatisierung hilft Ihnen dabei, Workflows zu erstellen. Die Möglichkeit, relevante Kommunikation und Dateien innerhalb Ihrer Aufgabe zu speichern, ist sehr komfortabel. Zur Kontrolle wichtiger Projektziele kann die Option, bestimmte Aufgaben zu beobachten, herangezogen werden. Verknüpfungen zwischen einzelnen Aufgaben zu erstellen, ist ebenfalls hilfreich. Wenn Sie etwas tiefer graben, finden Sie außerdem Tools zur Zeiterfassung, zur Berichterstellung und zur Recherche. Bei den meisten Projekten verwenden mehrere Teams gleich mehrere Anwendungen für ihren Arbeitsablauf. MeisterTask unterstützt das mit Integrationen zu anderen vielgenutzten Apps, darunter:

• Zendesk,

• Slack,

• Spark,

• Teams,

• Microsoft 365 Groups,

• Outlook,

• Google Workspace,

• Dropbox,

• Box,

• IFTTT,

• GitHub,

• Harvest und mehr.

Es unterstützt auch Zapier, mit dem Sie komplexe Workflows erstellen können, die in Ihre Projektmanagement-Matrix einfließen. Die meistgenutzten Funktionen von MeisterTask sind wahrscheinlich, E-Mails automatisch in Tasks umzuwandeln, sowie Benachrichtigungen zu erhalten, wenn eine Aufgabe verschoben wird.

Das kürzlich eingeführte Reporting-Tool kann helfen, potenzielle Probleme in einem Projekt zu identifizieren, Aufgaben neu zuzuordnen und die Produktivität des Teams zu messen. Anhand dieser Berichte können Sie sich schnell einen Überblick darüber verschaffen, was gerade für Sie ansteht. Die Agenda-Funktion funktioniert ähnlich wie Trello: Sie können Aufgaben aus jedem Projekt in Ihrer Agenda anheften und Abschnitte für verschiedene Aufgaben oder Bedürfnisse erstellen. Die Agenda schlägt zudem Aufgaben vor, die Sie hinzufügen könnten. Diese Funktion ist nützlich, um mehrere Aufgaben aus unterschiedlichen Projekten zu verfolgen. Sie ist aber den kostenpflichtigen Versionen vorbehalten.

Bei der Arbeit mit MeisterTask gibt es auch einige Hürden: Zwar ist die Benutzeroberfläche ansprechend und intuitiv, aber das erste Projekt zu erstellen, dauert oft länger als erdacht. Detaileinstellungen und bestimmte Funktionen sind schwer zu finden. MeisterTask ist zwar ein sehr guter Helfer in Sachen Projektmanagement, wahrscheinlich werden Sie sich dennoch hin und wieder mehr mit der App selbst als mit dem eigentlichen Projekt beschäftigen müssen.

Pro:

• mit dem Dashboard können Sie in alle Ihre Projekte hineinzoomen;

• die Agenda-Funktion ist sehr nützlich, aber nur in den Pro-Versionen verfügbar;

• Collaboration-Tools sind integriert;

Contra:

• komplizierter Einstieg;

• noch nicht im Mac App Store erhältlich, obwohl eine iOS-App existiert;

Preis:

• kostenlos für bis zu drei Projekte; kostenpflichtige Versionen ab 12,50 Euro monatlich;

Unterstützte Plattformen:

• Windows- und macOS-Nutzer können von vielen Browsern aus auf die Webversion zugreifen, und für beide Plattformen ist ein nativer Wrapper verfügbar; eine mobile App ist für iOS, iPadOS und Android verfügbar.

Merlin Project

Merlin Project wurde eigens für Mac-, iPad- und iPhone-User entwickelt und ist ein gut ausgestattetes, professionelles Projektmanagement-Tool mit einer breiten Palette von Funktionen, die Ihnen bei der Erstellung effektiver Arbeits- und Projektgliederungen zur Hand gehen. Das Tool des deutschen Herstellers ProjectWizards bietet Nutzern eine große Auswahl an leicht zugänglichen Projektdarstellungen, darunter Gantt-Diagramme, PERT, Kanban und viele mehr. Besonders ansprechend ist die Option, eine Mind Map zur Visualisierung Ihres Projekts zu verwenden, welche dann zur weiteren Verfeinerung in ein Gantt-Diagramm umgewandelt werden kann.

Die Funktionen von Merlin Project für Ressourcenmanagement und Abhängigkeitsbeziehungen sind leicht zu finden und zu verstehen. Teamleiter sollten auch das Zuweisungstool erkunden, mit dem sich alles von Budget und Zeitplan bis hin zur Verteilung von Aufgaben nachvollziehen lässt. Aufgaben werden über ein Inspektionsfenster bearbeitet, das sich intuitiv anfühlt. Sie wählen ein Element aus und sehen dessen relevante Details oder Sie geben die Kosten für jede Projektkomponente ein und können die Verfügbarkeit analysieren. Die Fenster sind im Allgemeinen übersichtlich gehalten, obwohl nicht immer auf Anhieb ersichtlich ist, welchen Button man betätigen muss. Dankenswerterweise haben die Entwickler einen umfangreichen Pool an Tutorial-Ressourcen zusammengestellt.

Die meisten Projekte bestehen aus verschiedenen Organisationsebenen. Da die Arbeitswelt immer asynchroner wird, müssen Remote-Projektmanagement-Tools diesem Umstand Rechnung tragen. Merlin Project unterstützt diese Entwicklung unter anderem, indem es Multi-User-Support bereitstellt. So können Mitarbeiter auch offline an Projektdateien weiterarbeiten, die Änderungen werden synchronisiert, wenn sie das nächste Mal online sind. Etwas eingeschränkt funktioniert das projektinterne Kommunikationssystem.

Sie können zwar zu nahezu überall Kommentare oder Anmerkungen hinzufügen und das Projektmanagement automatisieren, aber die Integration anderer Messaging- oder Notiz-Apps würde mehr Flexibilität ermöglichen. Die Integration von anderen Anwendungen scheint insgesamt etwas begrenzt zu sein. Zwar sind alle Basisanwendungen von Apple, sowie Microsoft Office und Microsoft Project integriert, aber Merlin arbeitet nicht optimal mit Slack und anderen Collaboration Tools zusammen.

Sie können Merlin Project mit Cloud-Diensten wie iCloud Drive, Dropbox und Box synchronisieren (aus irgendeinem Grund allerdings nur Dropbox und iCloud Drive auf dem iPad). Die Funktion "MagicSync" synchronisiert Änderungen über mehrere Benutzer hinweg.

Pro:

• bietet zahlreiche Optionen, um ein Projekt ausgehend von der Visualisierung umzusetzen;

• enthält Mind-Mapping-Tools sowie Kanban-, Projekt- und Gantt-Ansichten;

• Import und Export in Microsoft Project, Excel, XML, OPML, MindManager und andere Formate möglich;

Contra:

• relativ eingeschränktes In-App-Nachrichten- und Kommentarsystem;

• fehlende Integration von anderen Apps wie Slack;

Preis:

• 169,99 Euro pro Anwender und Jahr auf dem Mac und 9,99 Euro pro User und Monat auf iPhone und iPad; die abgespeckte Basis-Version Merlin Project Express steht ab 4,99 Euro zur Verfügung;

Unterstützte Plattformen:

• macOS, iPadOS und iOS;

OmniPlan

OmniPlan ist ein Tool, das laut dem US-Hersteller Omni Group alles bieten soll, was Sie für die Projektabwicklung benötigen. Wenn Sie Erfahrung im Umgang mit Software auf den Apple-Plattformen haben, hilft Ihnen OmniPlan dabei, schnell loszulegen, denn alle komplexen Werkzeuge, die Sie im Projektmanagement erwarten, sind bei Bedarf verfügbar. Das soll mitnichten heißen, dass es sich bei OmniPlan um ein simples Stück Software handelt. Trotz der übersichtlichen Oberfläche ist nämlich nicht jede Einstellung leicht zu finden. Glücklicherweise wird OmniPlan von einem umfangreichen Handbuch flankiert, das Ihnen hilft, den Weg zu den benötigten Funktionen zu finden.

Die Anwendung verfügt über Werkzeuge für die Ressourcenzuweisung, Projektplanung, Diagramme, Gantt-Ansichten, wiederkehrende und manuelle Aufgaben sowie ein Dateiformat, das für eine bessere Kompatibilität mit Cloud-Diensten von Drittanbietern und mit iCloud entwickelt wurde. Auch der Wechsel zwischen iPad und Mac funktioniert problemlos - die Benutzeroberfläche ist auf beiden Plattformen nahezu identisch. OmniPlan ist daneben ein gutes Tool für die effektive Verwaltung komplexer Aufgaben, unter anderem, indem es Ansichten verwendet, die Abhängigkeitsbeziehungen und Kollisionen sichtbar machen. Eine hinreichende Datenbasis vorausgesetzt, lassen sich mit OmniPlan sogar Ihre Nebenkosten, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und die Verfügbarkeit wichtiger Geräte erfassen.

Die Projektmanagement Software bietet auch einige außergewöhnliche Funktionen. Mit OmniPlan können Sie beispielsweise jedem Teammitglied ein Maß für die Effektivität zuweisen. Dies soll dem Umstand Rechnung tragen, dass erfahrenere Mitarbeiter effizienter und mitunter in der Lage sind, auch schwierige Tasks an einem Tag zu bewältigen, während ein unerfahrener Mitarbeiter vielleicht eine Woche braucht. Rechts vom Hauptfenster befindet sich der Projektinspektor mit den Werkzeugen, die Sie für die Konfiguration der einzelnen Aufgabenkomponenten benötigen. Außerdem werden wertvolle Informationen wie die Dauer der Aufgabe, ihr Fälligkeitsdatum und der Gesamtaufwand der Mitarbeiter für diesen Projektteil in einer Übersicht erfasst.

Die Dashboard-Ansicht berücksichtigt die simultane Arbeit an mehreren Projekten und präsentiert Ihre aktuellen Projekte und deren Fortschritt. Wenn Sie feststellen, dass ein Projekt nicht planmäßig verläuft, können Sie die einzelnen Elemente in dieser Ansicht vergrößern, um Probleme zu erkennen und Ressourcen neu zuzuweisen. OmniPlan bietet auch eine Monte-Carlo-Simulation, also einen integrierten Stresstest, der die Wahrscheinlichkeit dafür errechnet, dass Sie Ihr Projekt pünktlich fertigstellen. Das geschieht auf Grundlage einer Fehleranalyse, sobald einzelne Schritte Ihres Plans ins Stocken geraten.

Die Automatisierungoption ist eine weitere Spezialfunktion, die für Projektmanager mit Programmierkenntnissen eine große Hilfe sein dürfte. Damit können Sie direkt in Ihrem Projekt Automatisierungen erstellen, die plattformübergreifend zur Verfügung stehen: Mac-Automatisierungen in JavaScript laufen auch auf iPad und iPhone. Was OmniPlan hingegen fehlt, ist eine Mind-Mapping-Ansicht.

Pro:

• leicht zugängliche Benutzeroberfläche für PowerUser;

• enthält mehrere Projektansichten, darunter Kanban, Netzplan und Gantt;

• spezielle Automatisierungswerkzeuge für fortgeschrittene Benutzer;

Contra:

• kein integriertes Mindmapping Tool

• fehlende Integration von Apps wie Slack;

• kein Web-Interface für plattformübergreifende Zusammenarbeit;

Preis:

• Klassische Lizenz für 399 Dollar (Pro-Version) beziehungsweise Subscription für 19,99 Dollar pro Monat;

Unterstützte Plattformen:

• macOS, iPadOS, iOS;

Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpubikation Computerworld.com.