Vor der COVID-Krise war "Agilität" ein Schlachtruf für Unternehmen, die sich neue Technologien zu eigen machten und technologiegestützte Innovationen anstrebten - oft um die digitale Disruption in ihren Branchen abzuwehren. Als die Pandemie ausbrach, wurde aus dem "Nice-to-have" eine existenzielle Notwendigkeit. "Als CIO suche ich ständig nach Möglichkeiten, agiler zu werden und die IT als strategisches Unterscheidungsmerkmal zu nutzen", berichtet Scott Dufour, globaler CIO beim Unternehmen für digitale Zahlungslösungen Fleetcor. "Das geht über die Implementierung einer agilen Methodik hinaus. Es geht um die laufende Bewertung, wie wir unsere aktuellen Systeme effizienter betreiben können, um unsere Ziele der digitalen Transformation zu erreichen."

Als das gesamte Geschäft digital wurde, entwickelten sich viele Organisationen zu Technologie-Einheiten. "Die strategischen Ziele von Unternehmen hängen zunehmend von belastbaren, agilen Technologiefunktionen ab, die nicht nur das Tagesgeschäft unterstützen, sondern auch bei der Entwicklung innovativer Lösungen zur Optimierung von Erfahrungen und beim Ermöglichen neuer Produktangebote eine Vorreiterrolle spielen", sagt Chris Nardecchia, Senior Vice President und Chief Information and Digital Officer bei Rockwell Automation.

Druck als Chance

"Führungskräfte, die dies erkannt haben, wollen schnell handeln, und das erzeugt Druck", fügt Nardecchia hinzu. "Aber es ist auch wichtig, zu erkennen, dass dieser Druck eine große Chance ist, die strategischen Ziele der IT-Organisationen zu überdenken und eine skalierbare Architektur zu schaffen, die mit den wachsenden Geschäftsanforderungen Schritt hält." Im Folgenden berichten IT-Führungskräfte über ihre Erfahrungen beim Optimieren der IT für mehr Flexibilität und geben Tipps für den Weg dorthin.

Tipp 1: Denken Sie einen Schritt voraus

Die oberste Priorität für die IT-Abteilung von Marco's Pizza war die Entwicklung einer hauseigenen Cloud-basierten Technologieplattform. Die Zahl der digitalen Bestellungen hatte sich verdreifacht. Rick Stanbridge, Executive Vice President und CIO von Marco's Pizza, betont, wie wichtig es war, eine technische Grundlage zu schaffen, die in der Lage ist, neue Funktionen zu integrieren, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.

"Indem wir unsere eigenen Daten über das neue Auftragsverwaltungssystem sammeln, können wir alle Arten von Anwendungen sowohl jetzt als auch in Zukunft ermöglichen", sagt Stanbridge. "Wir sind in der Lage, zusätzliche Funktionen für unsere Kunden zu integrieren, sobald sie verfügbar sind, beispielsweise Bestellungen über virtuelle Assistenten, Fernbestellungen an Kiosken, GPS-gestützte Lieferung, Sofortbestellungen über soziale Medien und die Integration von Apps für die Automobilindustrie."

Tipp 2: Kontrolle und Agilität im Gleichgewicht

Geschäftsbereiche, die angesichts starrer IT-Anforderungen mehr Agilität verlangten, haben sich oft der "Schatten-IT" zugewandt - Technologieinvestitionen, die nicht ausdrücklich von der IT-Abteilung genehmigt wurden, sondern von den Business Units nach ihren Bedürfnissen beauftragt und bezahlt werden. Um Geschäftsziele besser zu unterstützen und ein gewisses Maß an Kontrolle wiederzuerlangen, versuchen IT-Manager, die reguläre sowie die Schatten-IT neu auszubalancieren. So unterstützt die IT-Organisation beispielsweise bei Ricoh USA zwar keine Schatten-IT, verlangt aber auch nicht, dass die Mitarbeiter jede Anforderung an die IT-Abteilung senden, wenn sie sie selbst erledigen können.

"Ja, es muss Richtlinien und Kontrollen geben, aber man muss auch ein gewisses Maß an Flexibilität zulassen, damit Agilität möglich ist", fordert Bob Lamendola, Senior Vice President of Technology bei Ricoh USA und Leiter des Digital Services Center. "Per Definition kann man nicht agil sein, wenn man eine übermäßige Struktur erzwingt." Besonders in einer hybriden Belegschaft führe der Versuch, alles zu kontrollieren, zu Lethargie und könne den Eindruck erwecken, dass man das Geschäft einschränkt. "An dieser Stelle müssen wir unsere IT-Brille ablegen und erkennen, dass es eine Kunst ist, Entscheidungen zu treffen und eine IT-Organisation zu führen."

Tipp 3: Weniger Komplexität durch Automatisierung

Nardecchia von Rockwell und andere IT-Führungskräfte sind überzeugte Befürworter der Automatisierung als Mittel zum Erreichen von Agilität. "Die Implementierung einer intelligenten Automatisierung von Prozessen erhöht die Qualität der Ergebnisse, macht das Unternehmen wendig und ermöglicht es, schnell auf eine sich ändernde Geschäftsdynamik zu reagieren", sagt der Manager. Bei Voya Financial evaluiert die IT-Abteilung ständig Geschäftsprozesse und sucht nach Möglichkeiten zur Implementierung von Straight-Through-Processing unter Verwendung von Funktionen wie der Verarbeitung natürlicher Sprache, optischer Zeichenerkennung, KI und Low-Code-Automatisierung. Ein kürzlich durchgeführtes RPA-Projekt bei Voya hat die Zeit für eine Steuerberechnung um 80 Prozent reduziert und gleichzeitig das Risiko menschlicher Fehler verringert.

Auch das interne Center of Excellence von Blue Prism konzentriert sich darauf, so viel Arbeit wie möglich zu automatisieren und sich in Richtung Self-Service zu bewegen. "Ein Großteil der IT-Arbeit ist repetitiv. Die Arbeit, die nicht repetitiv ist, verändert sich in einem bemerkenswerten Tempo", berichtet Jon Walden, CTO von Blue Prism für Nord- und Südamerika. "Für mein Team ist es von entscheidender Bedeutung, sich die Arbeit anzusehen, die erledigt werden muss. Oft ist der nächste Schritt die Frage, wie diese Arbeit reduziert oder automatisiert werden kann. Diese Fähigkeit erhöht nicht nur die Agilität, sondern im Allgemeinen auch die Mitarbeiterbindung."

Tipp 4: Den Arbeitsplatz für IT-Profis attraktiv machen

Talente sind ein weiterer Schlüssel zur Agilität, sagen IT-Führungskräfte, und machen die Einstellung und Bindung von IT-Fachkräften zu einem entscheidenden Faktor für unternehmensweite Effizienz- und Transformationsbemühungen. "Ohne sie wird es schwierig sein, Agilität zu erreichen", sagt CIO Dufour von Fleetcor. "Bieten Sie flexible Arbeitsregelungen und Schulungen an, damit sie ihre Fähigkeiten verbessern und gleichzeitig Ihre sich ändernden Anforderungen erfüllen können."

Dufour empfiehlt außerdem, ein breiteres Netz für IT-Talente auszuwerfen. "Viele Unternehmen sind klug und suchen nicht nur nach IT-Fachkräften mit einem vierjährigen Abschluss", sagt er. "Warum sollten sie sich nicht nach Bewerbern umsehen, die über IT-bezogene Zertifizierungen, einen Bachelor von einer Hochschule oder andere einschlägige Fertigkeiten für bestimmte IT-Aufgaben verfügen?"

Tipp 5: Dezentralisierung nutzen

Wie viele andere Unternehmen hat auch Voya Financial im Rahmen einer Umstrukturierung seine technischen Abläufe konsolidiert und so gemeinsame Prozesse, gemeinsames Wissen und eine starke Talentbasis geschaffen. "Dieses Modell führte jedoch zu mehr funktionalen Silos, Prozessübergaben und betrieblicher Komplexität", erklärt Keshavan. Daher begannen die IT-Gruppen von Voya Anfang 2021 mit der Umstellung auf ein dezentrales Modell, um die Wertströme anzugleichen und die Arbeit der Shared-Services-Technologien näher zusammenzubringen. Zudem sollten Prozessverzögerungen und Komplexität reduziert werden.

Tipp 6: Entrümpeln der IT-Umgebung

"Wenn Ihre Technologie schlank, leicht zugänglich und benutzerfreundlich ist, können Ihre Mitarbeiter schnell und nahtlos auf Geschäfts- oder Kundenanforderungen reagieren", sagt Dufour von Fleetcor. Der Schlüssel dazu liegt in der Rationalisierung des IT-Portfolios, um den Anwendungswildwuchs in den Griff zu bekommen. Die Vereinfachung bei Voya Financial begann ebenfalls mit einem Prozess, durch den der Anwendungsbestand um 17 Prozent und die Anzahl der Technologie-Tools um ein Viertel reduziert werden konnten. Diese Arbeit wird im Rahmen der Cloud-Migration fortgesetzt.

"Durch diese Praxis werden Standards und Disziplin eingeführt. Das trägt dazu bei, dass unsere Umgebung langfristig übersichtlich und zeitgemäß bleibt", sagt Keshavan. Das Ergebnis ist, dass die IT-Gruppe schneller und flexibler unterwegs ist. So wurden kürzlich fünf neue Cloud-Dienste für Data-Science- und Analytik-Entwickler innerhalb von vier Stunden bereitgestellt - ein Vorgang, für den ein funktionsübergreifendes IT-Team in der Vergangenheit mehrere Wochen gebraucht hätte.

Das Eindämmen der Anwendungsvielfalt hat sich auch bei Snow Software bewährt. "Oftmals investieren Unternehmen und Teams in Anwendungen mit ähnlichem Zweck", sagt Alastair Pooley, CIO von Snow Software. "Indem wir die Anzahl der verwendeten Anwendungen begrenzen und Überschneidungen reduzieren, können wir den Mitarbeitern helfen, ihre Arbeit effizienter zu gestalten." Das erfordere jedoch Transparenz über den gesamten Technologiebestand. "Dies ist die größte Herausforderung für die meisten Unternehmen", sagt Pooley. "Man kann nichts verbessern, von dem man nicht weiß, dass man es hat."

Tipp 7: Erwägen Sie eine Hoch-Tief-Strategie

Von der IT-Organisation bei Databricks wird erwartet, dass sie die Skalierung des Unternehmens vorantreibt und gleichzeitig die Servicebereitstellung beschleunigt. "Wir leben in einer Welt der Volatilität, Ungewissheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit, und wie gut sich unsere Teams an diese sich ständig verändernde Umgebung anpassen können, ist der wichtigste Faktor für den Erfolg", sagt Databricks-CIO Naveen Zutshi.

Zutshi hat vor kurzem eine "High-Low"-IT-Strategie implementiert, um eine stärkere Fokussierung und höhere Agilität zu erreichen. "Wir konzentrieren uns auf einige wenige Transformationsprioritäten, die auf Unternehmensebene von hohem Wert sind und komplexe Initiativen umfassen. Das sind die großen Brocken, die parallel zu einer großen Anzahl von IT-Prioritäten mit geringem Aufwand und hohem Wert laufen, die sowohl funktional ausgerichtet als auch priorisiert sind", sagt Zutshi. Die Strategie ermögliche, schwierige Aufgaben für das Unternehmen in Angriff zu nehmen, die mehrere Quartale erfordern, bevor sie umgesetzt werden können, und gleichzeitig sicherzustellen, dass die IT-Abteilung die Möglichkeit hat, sich auf die Bereitstellung von Werten für die einzelnen Geschäftsfunktionen zu konzentrieren.

Tipp 8: Vorbereitung für Self-Service

Obwohl Boomi einen traditionellen Service-Desk für Ausnahmefälle unterhält, konzentriert sich die IT-Organisation auf die Entwicklung von Tools für Self-Service. Neil Kole, CIO bei Boomi, das seine IT-Organisation nach der Abspaltung von Dell Technologies neu aufgebaut hat, betont die Bedeutung von Self-Service für Unternehmen, die nach Flexibilität streben. "Die IT-Struktur von Dell zu replizieren, die für 170.000 Mitarbeiter ausgelegt ist, war nicht die richtige Antwort", sagt Kole. "Boomi ist ein schnelles Unternehmen, das in der Cloud geboren wurde, und so sollte auch die IT von Boomi sein."

Dabei kommt der Druck zur IT-Agilität von innen, und die eigene IT-Abteilung muss sich auch auf Sicherheit und operative Exzellenz konzentrieren. "Diese Attribute unter einen Hut zu bringen, ist eine große Herausforderung, aber unser Erfolgsrezept ist unsere Konzentration auf die Cloud", sagt Kole. "Keine Legacy-Lösungen mehr, die große Teams und Budgets erfordern. Agilität steht im Mittelpunkt aller Lösungen, die wir entwickeln und implementieren."

Tipp 9: Verstärken und belohnen

IT-Führungskräfte müssen sich darüber im Klaren sein, dass agil zu werden und agil zu bleiben zwei verschiedene Dinge sind, sagt Keshavan von Voya Financial. "Die größte Herausforderung besteht darin, eine rationalisierte, vereinfachte Umgebung aufrechtzuerhalten", sagt er. "Dies erfordert die kontinuierliche, proaktive Kommunikation und die Verstärkung von Verhaltensweisen im gesamten Unternehmen." Vor allem, wenn man bedenke, dass es ständig darum gehe, die nächste neue Technologie einzuführen. "Wenn man das nicht entsprechend steuert, kann man eine Anwendung in einem Bereich reduzieren und in einem anderen Bereich drei weitere hinzufügen", warnt Keshavan.

Es sei wichtig, den Wert von Einfachheit und Flexibilität frühzeitig und häufig zu kommunizieren. "Entscheidend ist, eine Koalition von Befürwortern im gesamten Unternehmen aufzubauen, die ein gemeinsames Verständnis und gemeinsame Ziele haben, um die vielen Vorteile einer agilen Umgebung zu unterstreichen", sagt Keshavan. "Sie helfen nicht nur dabei, eine Kultur der Einfachheit zu schaffen, sondern werden auch zu einem hochgeschätzten Netzwerk von Personen, die in der Lage sind, potenzielle Komplexität, die dem Unternehmenssystem hinzugefügt wird, frühzeitig zu erkennen."

Tipp 10: Stammdaten managen

Das weltweit tätige Immobilienunternehmen Avison Young ist durch Übernahmen gewachsen - und hat dabei einen großen, verstreuten Tech-Stack angehäuft. Daraus resultierende Datensilos behinderten die Agilität. Die Konsolidierung dieser Systeme war ein wichtiger erster Schritt, um das Unternehmen in die Lage zu versetzen, Daten zu analysieren und den Kunden schneller Einblicke zu gewähren.

"Heute kann das Team 80 Prozent seiner Zeit damit verbringen, Einblicke und Analysen zu liefern, und nur 20 Prozent seiner Zeit mit dem Abrufen der Daten verbringen", sagt Mike Hart, CIO von Avison Young. "Durch eine Kombination aus unseren Bemühungen um die Konsolidierung unserer Technologie und einer wichtigen Initiative zur Verwaltung von Stammdaten konnten wir passive Daten nutzen, um einen besseren Einblick in unsere aktuellen Aktivitäten zu erhalten, die wir dann nutzen, um unseren Mitarbeitern und Kunden ein besseres Erlebnis zu bieten."

Tipp 11: Klare Prioritäten für die IT

Laut CIO Dufour von Fleetcor ist es für die Flexibilität beim Erreichen von Geschäftszielen unerlässlich, dass die Prioritäten der IT-Abteilung für alle klar sind. Für die IT-Abteilung des Unternehmens bedeutete dies, im Jahr 2021 vier zentrale Ziele zu verfolgen: Schaffen eines einheitlichen Kundenerlebnisses durch eine einmalige, überall einsetzbare Architektur; Entwickeln von mehr API-Integrationen zur schnelleren Erschließung von Umsatzmöglichkeiten; Modernisieren der Kernsysteme durch den Einsatz der Cloud; Verbessern der Datendienste durch standardisierte Prozesse und Machine-Learning-Funkionen.

Die IT-Abteilung war in der Lage, eine Cloud-basierte API- und Datenarchitektur zu implementieren, die es dem Beherbergungsgeschäft von Fleetcor ermöglicht, mehrere Datenquellen zu integrieren. "Der Prozess, Daten ins Haus zu holen, sie zu integrieren und zu bereinigen, würde normalerweise bis zu 18 Monate dauern. Aber durch die Nutzung der Cloud und der API-Architektur können wir dies in nur wenigen Wochen erledigen", so Dufour.

Tipp 12: Definieren Sie das Zielbild

Allzu oft können die täglichen Anforderungen an die IT dazu führen, dass IT-Teams Transformationsarbeiten aufschieben. Dadurch wird jedoch ein Loch gegraben, das mit der Zeit immer tiefer wird und aus dem man nur schwer wieder herauskommt. Stattdessen sollte die Transformation als ein fortlaufender, iterativer Prozess betrachtet werden, der aufrechterhalten werden muss. Dabei ist es wichtig, eine Vision zu haben und die IT kontinuierlich darauf auszurichten. "Definieren Sie zunächst Ihren finalen Zustand und überlegen Sie dann, wie Sie dorthin kommen", sagt Kole von Boomi. "Dann erstellen Sie eine Roadmap, die Quartal für Quartal eine signifikante und sinnvolle Transformation ermöglicht."

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation cio.com