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Wie lautet das Patenrezept für erfolgreiches Projektmanagement? Es gibt einige Punkte, über die sich alle einig sind: Unterstützung vom Top-Management und klar definierte Ziele sind notwendig, außerdem steht und fällt ein Projekt mit der Kommunikation im Team und nach außen.
Das sind nicht die einzigen Erfolgsfaktoren. Auch die Methode wird meist als entscheidend eingestuft. Nicht zuletzt braucht ein erfolgreiches Projekt einen gut ausgebildeten und fähigen Projektmanager.
Vor einiger Zeit haben sich Mitglieder des CIO Forums bei Linkedin zusammengetan und einen Leitfaden für Erfolgsfaktoren in IT-Projekten zusammengestellt. Unsere amerikanische Schwesterpublikation CIO.com hat diejenigen Faktoren zusammengefasst, die einem beim Thema Projektmanagement nicht unmittelbar einfallen, aber nicht weniger bedeutsam für den Projekterfolg sind.
1. Eine klare Definition von Erfolg
Ein Projekt, das rechtzeitig und im Budget-Rahmen fertiggestellt wurde und alle Anforderungen erfüllt, kann im Unternehmen trotzdem als Misserfolg empfunden werden. Nämlich dann, wenn es nicht den erwarteten Mehrwert fürs Business schafft. Deshalb ist es für CIOs essenziell zu verstehen, welchen Wertbeitrag dieses Projekt im Unternehmen leisten soll.
2. Bereitschaft für unbeliebte Entscheidungen
Wenn ein IT-Projekt zum Erfolg führen soll, kann man es als CIO nie allen recht machen. Entscheidungen über Ressourcen und Prioritäten können schwierig sein, müssen aber gefällt werden. "Manchmal ist die beste Entscheidung diejenige, dass man nicht der beliebteste im Team sein wird", sagt ein Teilnehmer des CIO Forums. Es sei eine schwierige Entscheidung, aber sie bringe einen weiter.
- 1. Unklare Arbeitslast
Bryan Fagman vom Anbieter Micro Focus sagt, dass viele Projekte an einem nicht klar umrissenen Arbeitsaufwand scheitern. Schleichen sich hier Unschärfen ein, leidet das ganze Projekt. Im schlimmsten Fall bleibt undefiniert, wann es überhaupt abgeschlossen ist. Fagman mahnt deshalb an, Ziele im Dialog mit den Kunden klar zu benennen. - 2. Undefinierte Erwartungen
Alle Beteiligten müssen von Beginn an wissen, welche Anforderungen ein Projekt stellt und welche Erwartungen zu erfüllen sind – sonst droht ein Fiasko. Tim Garcia, CEO des Providers Apptricity, nennt zwei entscheidende Dinge, die alle Team-Mitglieder vorab wissen sollten: was getan wird und wie man weiß, wann das Projekt abgeschlossen ist. „Ohne eine dokumentierte Vereinbarung, die Antworten auf diese beiden Fragen liefert, ist ein Projekt von Anfang an in Gefahr“, sagt Garcia. - 3. Fehlende Management-Unterstützung
Die Unterstützung aus der Firmenspitze sollte unbedingt gesichert sein. Befindet man sich dahingehend mit der Chef-Etage nicht in Einklang, mindert das die Erfolgsaussichten beträchtlich, meint Brad Clark vom Provider Daptiv. - 4. Methodik nach Schema F
Im Projekt-Management wird gemeinhin mit standardisierten Schlüsselaufgaben und Leistungen gearbeitet. Darin lauert nach Einschätzung von Robert Longley, Consultant beim Beratungshaus Intuaction, aber auch eine Gefahr. Die Standard-Ansätze seien meist auf Projekte einer bestimmten Größe ausgerichtet. Sie passen möglicherweise nicht mehr, wenn man sich an größere Projekte als in der Vergangenheit wagt. - 5. Überlastete Mitarbeiter
„Team-Mitglieder sind keine Maschinen“, sagt Dan Schoenbaum, CEO der Projekt-Management-Firma Teambox. Projekte können auch daran scheitern, dass Mitarbeiter mit Arbeit überfrachtet werden. Vermeiden lässt sich das, indem man sich vorab ein klares Bild über die Stärken der Team-Mitglieder macht und auf eine sinnvolle Verteilung der Aufgaben achtet. - 6. Ungeteiltes Herrschaftswissen
Projekte leben davon, dass Informationen nicht monopolisiert, sondern miteinander geteilt werden. Das geschieht oft dann nicht, wenn Ergebnisse erst nach langer Anlaufzeit geliefert werden müssen. Tim Garcia von Apptricity rät deshalb dazu, Projekt in kurze Phasen einzuteilen. An deren Ende sollte es jeweils Resultate geben, mit denen das ganze Team weiterarbeiten kann. - 7. Unklare Entscheidungsfindung
Im Verlauf eines Projektes sind Änderungen der ursprünglichen Roadmap oft unvermeidbar. Es sollte beim Change Management aber klar dokumentiert werden, wer wann was geändert hat und wie die neue Marschrichtung aussieht. - 8. Fehlende Software
Exel-Spreadsheets nötigen Projekt-Manager zu manuellen Korrekturen und führen oft zu Problemen bei der Status-Aktualisierung. Insofern ist es befreiend, mit Project Management Software zu arbeiten, die für automatische Updates sorgt und von lästigen manuellen Berichten entlastet. Dazu rät Brian Ahearne, CEO des Anbieters Evolphin Software. - 9. Gefahr des Ausuferns
Change Requests sind alltäglich im Projekt-Leben, aber sie haben leider oft einen unerfreulichen Nebeneffekt: den Hang, Fristen und Budget-Rahmen immer weiter auszudehnen und auf Dauer zu Demotivation und Frust auf allen Seiten zu führen. Um dieser Entwicklung Einhalt zu gebieten, sind neben klaren Zielvorgaben auch tägliches Monitoring und ein definierter Prozess für gewünschte Veränderungen sinnvoll. Das empfiehlt in jedem Fall Sandeep Anand, der beim Software-Entwicklungshaus Nagarro für Project Governance verantwortlich ist. - 10. Nicht "Nein" sagen können
Im Sinne des Unternehmens sei es manchmal nötig, Anfragen abzulehnen, sagt Markus Remark vom Provider TOA Technologies. Gut sei es deshalb zu wissen, wie man "nein" sagt. Am besten habe man für solche Fälle auch gleich eine konstruktive alternative Lösung parat. - 11. Mangelnder Zusammenhalt
Projektarbeit ist Team-Arbeit. In der Praxis gerieren sich manche Projekt-Teams aber wie in Eifersüchteleien gefangene Sportmannschaften ohne Erfolg, beobachtet Berater Gordon Veniard. Der Fokus auf das eigentliche Ziel gehe verloren. Stattdessen beschuldigen sich Grüppchen gegenseitig, für Probleme und schlechte Leistungen verantwortlich zu sein. Um das zu verhindern, ist Führung durch den Projekt-Manager gefragt. Und der sollte es verstehen, sein Team mitzunehmen und in Entscheidungen einzubinden. Ohne Kommunikation sei das Desaster programmiert, so Hilary Atkinson vom Provider Force 3. - 12. Vergessener Arbeitsalltag
Hilary Atkinson hat nach noch einen weiteren Kommunikationstipp parat: Projekt-Manager sollten nicht vergessen, ihre alltäglichen Aufgaben zu erledigen. Wer als Verantwortlicher keine Meeting-Termine verkündet, Status-Berichte vergisst und E-Mails unbeantwortet lässt, riskiert unnötige Verzögerungen. - 13. Zu häufige Meetings
Meetings, in denen der Status Quo besprochen wird, können nerven – vor allem dann, wenn sie zu oft stattfinden oder zu lange dauern. Wichtige Informationen lassen sich durch Collaboration Tools häufig besser an die Team-Mitglieder bringen, meint Liz Pearce, CEO des Providers LiquidPlanner. Ihr Tipps: Meeting auf die Entscheidungsfindung beschränken. In ihrem Unternehmen gebe es lediglich zweimal in der Woche ein Treffen, um neue Aufgaben zu verteilen und Prioritäten zu definieren. - 14. Gut genug ist nicht immer gut
Sergio Loewenberg vom IT-Beratungshaus Neoris macht Nachlässigkeiten in der Qualitätssicherung als Problem aus. Es sei günstiger, Fehler zu vermeiden anstatt Geld und Zeit ins Ausmerzen ihrer negativen Folgen stecken zu müssen. Wer auf hohe Qualitäts-Standards achte, vermeide späteres Nacharbeiten und die Gefahr eines schlechten Rufes. - 15. Nicht aus Fehlern lernen
Liz Pearce mahnt außerdem an, mit Hilfe entsprechender Tools eine mehrstündige Analyse nach Ende des Projektes durchzuführen. Nur Teams, die sich des ständigen Lernens verschreiben, seien dazu in der Lage, die Fehler der Vergangenheit in der Zukunft zu vermeiden. - 15 Fehler beim Projektmanagement
Es gibt unzählige Wege, ein IT-Projekt an die Wand zu fahren. Unsere amerikanische Schwesterpublikation CIO.com hat 15 davon gesammelt – und verrät dankenswerterweise auch, wie man die Probleme beheben kann. Diese Tipps sind in der Bilderstrecke zu finden.
3. Training und Post-Live-Betreuung
Zwar sind sich die meisten CIOs darin einig, wie bedeutend das Training der Nutzer ist, wenn sie ein neues System einführen. Als viel entscheidender und häufig vernachlässigt bewerten die Mitglieder des CIO Forums aber die Betreuung nach dem Live-Gang des neuen Systems. "Die meisten IT-Projekte scheitern meiner Meinung nach daran, dass die Nutzer schlecht geschult werden und vom Management in der Post-Live-Phase nicht genügend unterstützt werden", schreibt ein IT-Manager aus Spanien.
4. Klar definierte Rollen und Verantwortungen
Manchmal verstehen Projektmanager, Teammitglieder, das Steering Komitee oder Sponsoren ihre Rolle in einem Projekt nicht, weil sie nie ausdrücklich definiert wurde. Die Mitglieder des CIO Forums empfehlen deshalb, Rollen klar zu beschreiben und dies zu dokumentieren. So lassen sich Missverständnisse im Projekt vermeiden.
5. Transparente Abläufe
Wenn die Arbeitsabläufe in einem Projekt transparent sind, wissen die Teilnehmer genau, was sie zu tun haben und wer bisher was beigetragen hat. Wer so arbeitet, spart Zeit und verbessert die Qualität eines Projekts, schreibt eine Teilnehmerin des CIO Forums.
6. Prozesse für Veränderungen definieren
Wenn Endnutzer Veränderungen am Projekt wünschen, können sie häufig gar nicht abschätzen, welches Ausmaß diese Veränderungen haben. Häufig sind sie deutlich teurer und zeitaufwändiger als vermutet. Genau aus diesem Grund empfehlen IT-Experten, Prozesse für Veränderungen detailliert zu dokumentieren. Wer eine Veränderung wünscht, muss diese formal anfragen und dann werden die Auswirkungen auf Zeit und Kosten überprüft. Wer so handelt, vermeidet böse Überraschungen.
7. Risiko-Management
Ganz egal wie groß ein Projekt ist - das Thema Risiko-Management sollte eine Rolle spielen. Wichtig ist es zudem, regelmäßig zu überprüfen, ob man dem Thema noch gerecht wird. Ein Teilnehmer des CIO Forums stuft Risiko-Management als so bedeutend ein, weil Projektmanager so zum einen Gefahren erkennen, zum anderen aber auch Verbesserungsmöglichkeiten sehen.
8. Angemessene Dokumentation
Wer während eines Projekt nicht ordentlich dokumentiert, riskiert Verwirrung und Unsicherheit darüber, in welche Richtung es mit dem Projekt gehen soll. Im schlimmsten Fall verwendet man viel Zeit und Geld auf ein Projekt, das letztendlich den Erwartungen nicht entspricht.
9. Gute Prozesse für Qualitätssicherung
Wenn die Zeit bei einem Projekt knapp wird, wird sie manchmal in der Qualitätssicherung, etwa bei Funktionstests, gespart. Wer nicht angemessen testet, endet aber womöglich mit Software, einem System oder Prozessen, die nicht einwandfrei funktionieren. Ein Mitglied des CIO Forums empfiehlt, Endnutzer im Rahmen der Qualitätssicherung schon früh Demos zu zeigen und Feedback einzuholen. Auf diese Weise lassen sich Risiken reduzieren.
10. Projekt-Organisation
Innerhalb einer guten Projekt-Organisation verstehen alle Beteiligten genau, was sie zu tun haben. Dann kommt es beispielsweise nicht vor, dass Entwickler und Analysten unterschiedliche Prozesse nutzen. Wenn jeder im Projektteam die gleichen Prozesse einsetzt, steigen die Erfolgschancen.