Die zentrale Anlaufstelle für das Online-Office von Microsoft ist die Webseite www.office.com. Die Online-Versionen von Microsoft-Office bieten Ihnen alle grundlegenden Funktionen zur Erstellung und Bearbeitung von Dateien und Dokumenten. Einige Funktionen sind allerdings nur im kostenpflichtigen Abo verfügbar.
Doch was ist denn genau der Vorteil vom Online-Office? Unabhängig vom verwendeten Endgerät nutzen Sie etwa Word und Excel in der Basisversion kostenlos - beispielsweise an einem PC oder Notebook von Familienmitgliedern. Das klappt auch an älteren Rechnern, die mit den Desktop-Versionen von Microsoft 365 leistungstechnisch überfordert wären. Eine stabile Internetverbindung auf DSL-Niveau reicht für die Nutzung der Online-Anwendungen aus.
Mit einem Microsoft-Konto - idealerweise das gleiche wie Sie es bei Windows 10 oder 11 nutzen - melden Sie sich beim Online-Office von Microsoft an. Es öffnet sich die Weboberfläche. Im großen Bereich werden die zuletzt geöffneten, an angepinnten und die geteilten Dokumente in den jeweiligen Registern angezeigt.
Über die Symbole am linken Bildschirmrand haben Sie Zugriff auf Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Onedrive, Teams, OneNote, To do, Family Safety, Kalender und Skype. Mit einem Mausklick auf das Quadrat mit den neun Punkten gelangen Sie zur App-Übersicht - auch aus jeder aktiven Anwendung heraus.
Textbearbeitung mit Word
Nachdem Sie Word gestartet haben ("Neues leeres Dokument") sehen Sie eine Oberfläche, die sich auf den ersten Blick nicht vom fest installierten Desktop-Programm unterscheidet. Sie können nun das Dokument gestalten und mit Inhalten füllen. Alternativ zu einem leeren Dokument öffnen Sie eine Vorlage oder eine Datei im Onedrive-Speicher. Speichern lassen sich die finalen Dateien in der Microsoft-Cloud. 5-GB-Speicherplatz bekommen Sie kostenlos mit Ihrem Microsoft-Konto dazu. Im Bezahl-Abo sind sogar 1 TB Speicher inbegriffen. Den Speicherplatz können Sie auch für andere Dokumente, Fotos, Videos und sonstige Dateien verwenden.
Die grundlegenden Word-Funktionen gibt es auch in der kostenlosen Version. Sie können Texte umfangreich formatieren und Extras wie Formatvorlagen, Rechtschreibprüfung, Suchen und Ersetzen sowie Kopf- und Fußzeilen nutzen. Auch das Einfügen von Tabellen, Bilder und Seitenzahlen ist möglich. Sogar die Diktierfunktion lässt sich einschalten, wobei Sie der Webseite erlauben müssen, auf Ihr Mikrofon zuzugreifen. Praktisch für die Zusammenarbeit mit anderen Personen: Teilen Sie Dokumente und erlauben Sie das gemeinsame Bearbeiten. Klicken Sie dazu oben rechts auf "Teilen" und geben Sie die E-Mail-Adresse der Person(en) ein. Auf Wunsch verfassen Sie eine Notiz für den oder die Empfänger.
Einige erweiterte Funktionen sind dem Microsoft-365-Abo vorbehalten. Aber das fällt gar nicht so sehr ins Gewicht. Die Word-Online-Anwendung mit ihren Basisfunktionen genügt für die meisten Alltagsaufgaben.
Excel & Powerpoint für Alltagsaufgaben
Was für Word gilt - gilt auch für die Tabellenkalkulation und das Präsentationsprogramm: Sie können neue Tabellenblätter anlegen oder bestehende Dokumente in der Microsoft-Cloud öffnen. Die Grundfunktionen und Formatierungen stehen zur Verfügung. Auch das Generieren von gängige Diagrammtypen ist mit wenigen Mausklicks erledigt.
Auch die Basisversion von Powerpoint reicht für einfache Aufgaben aus. Mit wenigen Klicks fügen Sie Texte und Bilder in eine Präsentation ein und nutzen die Formatierungsfunktionen. Dabei verwenden Sie Designs aus den Vorlagen, Animationen und Folienübergänge. Bei umfangreichen Präsentationen stößt man jedoch recht schnell an die Grenzen des Machbaren - oder besser an die Möglichkeiten der Online-Version.
Das Outlook-Postfach ist inklusive
Das kostenlose Outlook-Postfach ist mit 15 GB Speicherplatz großzügig dimensioniert. Das sollte für die meisten Anwender mehr als ausreichend sein. In der Bezahlversion von Microsoft 365 erhalten Sie 50 GB Speicher und das Postfach ist zusätzlich werbefrei. Während die Gratisversion von Outlook nur auf ein Microsoft-Konto beschränkt ist, lassen sich in der Abo-Ausgabe auch Gmail-Konten hinzufügen. Andere IMAP- und POP3-Postfächer bleiben indes außen vor. Hier hilft ggf. der Umweg über den Sammeldienst beim Google-Mail-Account. Outlook Online ist ideal, um mit einer Outlook-Mailadresse (.de oder .com) erreichbar zu sein. Die Weboberfläche ist einfach zu bedienen und stellt alle Basisfunktionen bereit. An Outlook angedockt sind der Web-Kalender zur Verwaltung aller Termine und Microsoft To-do zum Planen von Aufgaben.
Teams als Web-App im Browser nutzen
Microsoft Teams lässt sich über die von Microsoft angebotene Web-Anwendung einfach im Browser ausführen. Das ist praktisch, wenn Sie zum Beispiel unterwegs an einem fremden Rechner oder Tablet-PC auf Teams zugreifen möchten, obwohl das Programm nicht installiert ist. Und so geht's: Öffnen Sie im Browser die Seite www.office.com und starten Sie Teams über das entsprechende Icon.
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Fazit
Für viele Alltagsaufgaben genügen die kostenlosen Online-Anwendungen von Microsoft. Ein Bezahl-Abo ist nicht zwingend erforderlich. Wer an die Funktionsgrenzen der Web-Apps kommt oder zusätzlich auch die Desktop-Versionen auf PC. Notebook oder Tablet installieren möchte, ist mit Microsoft 365 bestens bedient.