Die Führungskräfte von Schwäbisch Media können seit Jahresbeginn von jedem Ort aus das Gehalt ihrer Mitarbeiter erhöhen. In ihrem System finden sie alle Daten, die sie für diese Entscheidung benötigen. "Das System ist einfach, darum wird es auch genutzt", berichtet Peter Bender. Er ist Personalchef von Schwäbisch Media und hat es nicht bereut, dass sein Medienhaus, das 1200 Mitarbeiter beschäftigt und unter anderem die "Schwäbische Zeitung" herausgibt, 2017 als einer der ersten Mittelständler in Deutschland die HR-Lösung von Workday eingeführt hat und damit den Weg in die Cloud gegangen ist.
Foto: Workday
Reisekostenbelege per Personalmanagement App
Vor dem Umstieg hatte Schwäbisch Media verschiedene HR-Systeme im Einsatz, die nur teilweise über Schnittstellen integriert waren. Heute laufen 170 Prozesse, von der Stammdatenverwaltung über die Krankmeldung bis zur Spesenabrechnung, digital ab. "Der Mitarbeiter fotografiert mit einer App die Bescheinigung des Arztes ab und eine Sekunde später liegt sie der Personalabteilung vor", nennt Bender ein Beispiel für die beschleunigten digitalen Abläufe. Auch Reisekostenabrechnungen laufen voll digitalisiert ab.
Anderen Firmen kann Bender den Wechsel in die Cloud empfehlen, allerdings mit einer Einschränkung: Die Berater des IT-Dienstleisters, die Workday einführen, sollten Deutsch sprechen können. Beim ersten Implementierungspartner war das nicht der Fall, so dass Schwäbisch Media nach einem Jahr den Dienstleister wechselte. Für die hausinterne IT verringerte sich mit der Cloud-Lösung die Verwaltungsarbeit erheblich, da sie jetzt keine Updates für mehrere IT-Systeme mehr einspielen muss.
Mit Workday zum datengetriebenen Unternehmen
Auch die Datev hat im Juni 2019 das HR-System von Workday eingeführt, um alle Personalmanagement-Prozesse in einem System abzubilden. Die Nürnberger haben sich die Entscheidung nicht leicht gemacht. Projektleiterin Alexandra Görl, verantwortlich für die IT im Personalbereich und die Zutrittssysteme für das gesamte Unternehmen, hat die unterschiedlichen Anforderungen eingesammelt, sich von Anbietern Use Cases zeigen und diese intern bewerten lassen. Außerdem hat sie Kunden der drei Anbieter besucht, die in der engeren Wahl waren.
Wichtige Argumente für Workday waren, dass dem System eine einzige Datenbank zugrunde liegt und es eine einheitliche Benutzeroberfläche für alle Anwendungen gibt. Mit dem Live-Schalten der ersten Systeme sei der Change noch nicht vorbei, sagt Görl: "Wir stecken hier viel Arbeit rein, informieren die Mitarbeiter über eine eigene Intranet-Seite und eine monatliche Veranstaltung, führen einzelne Prozesse vor und haben ein FAQ zum Thema Datenschutz erstellt." Besonders wichtig war es Wörl, den Betriebsrat nicht nur regelmäßig zu informieren, sondern auch für die Lösung zu gewinnen.
Dass die Implementierung erst der Anfang ist, bestätigte auch Carsten Scheuba von Lonza. Das Schweizer Chemieunternehmen hat Workday vor drei Jahren eingeführt, auch mit dem Ziel, sich zu einer "Data-driven Company" zu wandeln. Scheubas Tipp an andere Unternehmen: "Begreifen Sie sich als Teil eines Ökosystems, fragen Sie viel und lernen Sie von anderen Workday-Kunden. Gehen Sie mit ihnen Partnerschaften ein." Auf der Konferenz Mitte November 2019 in Mailand, wo rund 3000 Teilnehmer zugegen waren, gab es reichlich Gelegenheit, sich zu vernetzen.