Excel

Verzeichnisse bequem einlesen und auswerten

24.06.2019
Von 
Thomas Rieske arbeitet seit Oktober 2002 als freiberuflicher IT-Fachjournalist und Autor. Zu den Themenschwerpunkten des Diplom-Übersetzers zählen unter anderem Computersicherheit, Office-Anwendungen und Telekommunikation.
Für komplexere Aufgaben benötigt man nicht immer Makros. Wer zum Beispiel Ordnerstrukturen auf einem Rechner in Excel einlesen will, kann zu einer Funktion greifen, die seit Version 2016 fester Bestandteil der Tabellenkalkulation ist.

Die Funktion finden

Der Begriff Power Query dürfte vielen Nutzern von Excel 2013 noch bekannt sein. Damals nur als Add-in verfügbar, ist die Funktionalität mittlerweile komplett in der Tabellenkalkulation integriert. Zu finden ist sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Abrufen und transformieren. Hier klicken Sie auf Neue Abfrage und wählen aus der aufklappenden Liste die Option Aus Datei und dann Aus Ordner.

Das Verzeichnis auswählen

Excel öffnet daraufhin ein neues, schmales Eingabefenster. Darin können Sie den Ordnerpfad direkt eingeben oder über den Durchsuchen-Button zum gewünschten Verzeichnis navigieren. Anschließend übernimmt Excel die Angabe, und mit einem Klick auf OK gelangen Sie zu einer Vorschau, in der einige Dateien aufgeführt sind. An der Stelle können Sie beispielsweise über Abbrechen noch einmal zum letzten Dialog zurück und einen anderen Ordner auswählen.

Die Abfrage verfeinern

Klicken Sie danach auf Daten transformieren, startet der Power-Query-Editor. Mithilfe dieses Werkzeugs lässt sich Ihre Abfrage noch feintunen, zum Beispiel indem Sie nicht benötigte Spalten entfernen. Dazu klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die entsprechenden Spaltenköpfe, die dadurch grün hinterlegt werden, und wählen aus dem Menüband Spalten entfernen. Anschließend sehen Sie rechts im Fenster unter Angewendete Schritte einen neuen Eintrag mit der gerade durchgeführten Aktion. Ein Klick auf das Kreuz davor bewirkt, dass dieser Schritt rückgängig gemacht wird.

Sonderfall: Attribute

Beachten Sie, dass Attributes hierbei eine Sonderstellung einnimmt. Wenn Sie auf das Icon in diesem Spaltenkopf klicken, öffnet der Editor ein Fenster mit einer Vielzahl von Dateiattributen, die alle per Default ausgewählt sind. Üblicherweise interessiert für eine Auswertung aber lediglich die Größe der Files. In dem Fall klicken Sie auf das Kontrollkästchen vor Alle Spalten auswählen und setzen danach den Haken bei Size. Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, erscheint in der Vorschau zu jeder Datei die Größe in Byte.

Die Abfrage starten

Entsprechen die Kriterien Ihren Wünschen, klicken Sie im Menüband auf den Button Schließen & laden. Damit wird die Abfrage gestartet und das Ergebnis in ein neues Arbeitsblatt übernommen. Hier stehen Ihnen nun die gewohnten Werkzeuge von Excel zur Verfügung, etwa Optionen zur Sortierung oder Diagrammerstellung.

Weitere Features

Darüber hinaus ist im Menüband die Registerkarte Abfrage neu hinzugekommen. Deren Funktionalität findet sich auch in dem Bereich, der rechts von der Tabelle erscheint und den Query-Namen sowie die Anzahl der eingelesenen Datensätze anzeigt. Wenn Sie die Maus über diesen Abfragenamen bewegen, blendet Excel ein Fenster ein, in dem sich verschiedene Optionen selektieren lassen. So gelangen Sie unter anderem auch wieder zurück zum Power-Query-Editor oder können die Daten aktualisieren. (jd)