Auftrag Projektleiter

Freiberufler sollten wie Bergführer handeln

Datum:15.10.2013

Einsatz bestmöglich vorbereiten

Bereits bei der Projektanbahnung werden entscheidende Weichen für das Projekt gestellt. Werden hier wichtige Faktoren übersehen, potenzieren sich die Folgeprobleme im Projektverlauf. Der Freiberufler muss sehr früh beurteilen können, um welche Aufgabe es sich handelt: „Was ist mein Auftrag?“. Die Erwartungshaltung des Kunden sollte der Freiberufler ganz am Anfang klären. Je nach Komplexität der Aufgabe können in einer Vorphase Projektziele und -umfang herausgearbeitet werden.

Uwe Kiser, selbständiger Projektmanager: „Freiberufler müssen die Grundmuster menschlichen Verhaltens verstehen und Gruppen- und Leitungsprozesse kennen.
Foto: Kiser

Möchte der Kunde die Führung des Projekts an den Freiberufler übertragen, sollte immer auch ein Kundenprojektleiter bestimmt werden. Dieser ist verantwortlich für die interne Kommunikation, das Projekt-Marketing und die Organisation von Managementmeetings. Der Freiberufler unterstützt ihn bei diesen Aufgaben. Mit Zertifizierungen in Projekt-Managementmethoden und ITIL können sich Freiberufler optimal auf diese Aufgaben vorbereiten. Neben den fachlichen Kenntnissen und methodischen Erfahrungen spielen auch die Soft Skills eine entscheidende Rolle. Daher sollte sich der Freiberufler zusätzlich mit Themen wie Teamführung, Konflikt-Management oder emotionale Intelligenz auseinandersetzen.

Verhalten und Leitung in Projekten

Wichtig ist, dass der Freiberufler eine wahrnehmende und annehmende Haltung einnimmt. Durch zielgerichtete Fragen sollte zuerst Klarheit in den Themen geschaffen werden, bevor über Lösungen diskutiert wird. Der größte Nutzen kann erzielt werden, wenn das Team in die Lage versetzt wird, die Lösung selbst zu erarbeiten und umzusetzen. Der Freiberufler kann hierbei die Rolle eines
systemischen Begleiters einnehmen, der mit einem Bergführer im Hochgebirge vergleichbar ist. Der Bergführer kennt die verschiedenen Wege (Alternativen) und hat die erforderlichen Erfahrungen (Fachwissen, Methoden).

Freiberufler sollten wie Bergführer im Hochgebirge agieren: Er kennt verschiedene Wege (Alternativen) und hat die erforderlichen Erfahrungen (Fachwissen, Methoden).
Foto: ARochau - Fotolia.com

Bei Bedarf wechselt er in die Rolle des Lehrenden und hilft dem Team fachlich und methodisch. Das Team muss aber lernen, den Weg der Umsetzung selbständig zu gehen, bis alle Etappen (Arbeitspakete/ Meilensteine) erreicht sind. Es bringt nichts, wenn einzelne Mitglieder zurückfallen oder sich verlaufen, während der Bergführer und andere Mitglieder bereits am Gipfelaufstieg arbeiten. Workshops werden ineffizient, wenn nicht darauf geachtet wird, dass alle die Aufgaben verstanden haben und die festgelegte Route (Vorgehensweise) aus Überzeugung oder im Idealfall mit Begeisterung gehen. Arbeitspakete und Budgets lassen sich mit gängigen Projekt-Controlling-Methoden und Tools überwachen. Der Freiberufler agiert dabei als klassischer Projektleiter.

[Hinweis auf Bildergalerie: verhaltensregeln für Projektarbeit] ^gal1

Erfolgreiche Kooperation und Kommunikation

Der Freiberufler sollte eine Atmosphäre schaffen, in der die Teammitglieder so sein dürfen, wie sie sind. Widerstände und Störungen sollen möglich sein und können als wertvoller Beitrag für die Lösungsfindung angesehen werden. Meist kann die Arbeit am Sachthema nach einer konstruktiven Auseinandersetzung mit ausgesprochenen Widerständen oder Bedenken zielgerichtet fortgesetzt werden.

Latente Ablehnungen durch Teammitglieder oder das Umfeld stellen ein hohes Risiko für den weiteren Projektverlauf dar. Daher sind das Verständnis der Grundmuster menschlichen Verhaltens und die Kenntnis von Gruppen- und Leitungsprozessen für den Freiberufler genauso wichtig wie eine wertschätzende Grundhaltung gegenüber den Menschen, mit denen er zusammen arbeitet. Eine interessante Methode in dem Zusammenhang ist die Themenzentrierte Interaktion (TZI) von Ruth Cohn. Die Interaktion bezieht sich auf das wechselseitige Aufeinandereinwirken von Akteuren oder Systemen. Die Methode beschreibt Grundsätze zum Kooperations- und Kommunikationsstil in Gruppen. Nach dem TZI-Modell besteht die Interaktion aus vier Faktoren: die Person (Ich); die Gruppeninteraktion (Wir), die Aufgabe (Es), das Umfeld (Globe).

Foto: Kiser

Die verfügbaren Methoden in den Bereichen Sozialkompetenz und Projekt-Management sind eine gute Orientierungshilfe bei der Projektarbeit. Als Dogma manifestieren sollte der Freiberufler diese allerdings nicht. In vielen Fällen reicht der gesunde Menschenverstand.

Mehrwert für den Kunden

Mit dem Einsatz eines Freiberuflers hat der Kunde den Vorteil, dass er ohne zeit- und kostenintensive Personalsuche exzellentes und passgenaues Know-how bekommen kann. Der Freiberufler konzentriert sich zu 100 Prozent auf die Projektaufgabe und wird das Unternehmen nach Abschluss des Projekts wieder verlassen. Er gehört disziplinarisch keiner Organisationseinheit an und hat ausschließlich fachliche und methodische Verantwortung. Für den Kunden hat dies den Vorteil, dass die eigenen Mitarbeiter zumindest einen Teil der Arbeitszeit in ihrer Linienfunktion verbleiben. Bei mittel- und langfristigen Projekten können sich organisatorische Rahmenbedingungen ändern und neue Perspektiven in der Linie entstehen.

Wie Mitarbeiter nach Projektabschluss dann wieder in die Linie zurückkehren, ist oft ungewiss. Treten fachliche Probleme oder emotionale Konflikte im Projekt auf, kann der Freiberufler aufgrund seiner Rolle eine differenzierte, objektive und gegebenenfalls neutrale Haltung einnehmen. Bei kurzfristigen Projekten lohnt es sich oft nicht, Mitarbeiter aus dem Tagesgeschäft herauszuziehen. Agiert der Freiberufler als verantwortlicher Projektleiter, kann der zuständige Kundenmitarbeiter mit einem Teilzeiteinsatz den Projektverlauf wesentlich beeinflussen, ohne dass er sich um die Details des Projekt-Managements und der Teamführung kümmern muss.

Marketing und Vertrieb der freiberuflichen Führungskraft

Wichtig ist, dass der Freiberufler sein Portfolio klar definiert und sich entscheidet, ob er neben seinen fachlichen Dienstleistungen auch zusätzlich die Übernahme von Führungsaufgaben anbieten will. Er sollte prüfen, ob seine Qualifikation und Erfahrung ausreicht. Ein Internetauftritt
mit einem eigenen Corporate Design,Logo sowie eigene Flyer und Anzeigen in Fachzeitschriften unterstreichen die Ernsthaftigkeit und Professionalität seines Angebots ebenso wie ein gut strukturiertes und aussagefähiges Profil.

Bildergalerien im Artikel:

Zusammenführen
Verschiedene Meinungen, Blickwinkel und Fakten in die eigene Arbeit integrieren.

Aufmerksam sein
Gut zuhören, um Meinungen anderer zu berücksichtigen.

Nachdenken
Konsequent und regelmäßig beobachten, diskutieren und über Ablauf und Ergebnisse des Projekts reflektieren.

Flexibel bleiben
Mit Unvorhergesehenem rechnen und offen für Neues sein.

Offen kommunizieren
Dazu gehört, authentisch miteinander umzugehen, Fehler einzugestehen, Probleme anzusprechen und Ideen zu erklären.

Wie verhalte ich mich in Projekten?
Amy Edmondson, Professorin für Leadership und Management an der Harvard Business School, gibt Tipps für eine erfolgreiche Arbeit im Team.